Ein Getränkemarkt zählt am 31. Dezember 725 Kisten, Flaschen und Trays. Am Ende fehlt Ware im Wert von 204,70 Euro — aber welche? Diese Inventurliste rechnet für jeden Artikel die Differenz zwischen Soll und gezählter Menge, den Inventurwert und den Wert der Differenz.
| Artikel | Soll | Gezählt | Einstandspreis |
|---|
| Artikel | Differenz | Wert gezählt | Differenzwert |
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Die Rechnung läuft in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird gesendet. Ein leeres Feld „Gezählt“ heißt: nicht gezählt — die Zeile zählt in keiner Summe.
Eine Inventurliste ist die Zählliste für einen Lagerort. Sie zeigt, was wirklich im Regal steht — und was es wert ist.
Eine leere Zelle bei „Gezählt“ ist keine Null. Sie heißt: Dieses Regal hat noch niemand gezählt. Die Vorlage lässt solche Zeilen aus jeder Summe heraus.
Ein Getränkemarkt zählt am letzten Tag des Jahres sechs Artikel. Nach zwei Stunden liegt die Liste auf dem Tresen:
| Artikel | Soll | Gezählt | Einstandspreis | Differenz | Wert gezählt | Differenzwert |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mineralwasser 12 × 1,0 l | 180 | 176 | 4,20 | −4 | 739,20 | −16,80 |
| Apfelschorle 6 × 1,0 l | 95 | 95 | 5,10 | 0 | 484,50 | 0,00 |
| Pils 20 × 0,5 l | 140 | 131 | 11,80 | −9 | 1.545,80 | −106,20 |
| Weißwein 0,75 l | 240 | 228 | 3,90 | −12 | 889,20 | −46,80 |
| Whisky 0,7 l | 36 | 31 | 18,50 | −5 | 573,50 | −92,50 |
| Energydrink 24 × 0,25 l | 60 | 64 | 14,40 | +4 | 921,60 | +57,60 |
| Summe | 5.153,80 | −204,70 |
Der Inventurwert ist 5.153,80. Die Inventurdifferenz ist −204,70, das sind % vom Sollwert.
Die Inhaberin schaut zuerst auf die Spalte Differenz. Beim Weißwein fehlen 12 Flaschen — die größte Zahl. Soll sie dort suchen?
Dann sortiert sie nach dem Differenzwert. Die 12 Flaschen Weißwein kosten 46,80. Die 5 Flaschen Whisky kosten 92,50 — fast so viel wie 9 Kisten Pils. Der Whisky steht seit dem Frühjahr am Eingang.
Und die 4 Trays Energydrink zu viel? Sie sind kein Gewinn. Im Büro liegt ein Lieferschein vom 29. Dezember, der nie gebucht wurde. Ohne ihn stimmt die Liste nicht, und die Differenz beim Energydrink verdeckt 4 Trays, die vielleicht an anderer Stelle fehlen.
Sortieren Sie nach dem Differenzwert, nicht nach der Stückzahl. Zählen Sie die größten Zeilen nach, und suchen Sie für jedes Plus den fehlenden Beleg, bevor Sie buchen. Der Whisky steht jetzt hinter der Kasse.
Die kostenlose Vorlage hat 300 Zeilen, einen Kopf für Stichtag und Unterschriften, ein Blatt Zusammenfassung und ist für den Druck im Querformat eingerichtet. Wenn Sie die Liste selbst bauen: Soll in Spalte F, gezählt in G, Einstandspreis in I, die erste Artikelzeile ist 6. Dann:
=WENN(G6="";"";G6-F6)=WENN(G6="";"";G6*I6)=WENN(G6="";"";H6*I6)=SUMME(K6:K305)=SUMMENPRODUKT(--(G6:G305<>"");F6:F305;I6:I305)Das WENN(G6="";"";…) hält nicht gezählte Zeilen leer, statt sie als Null zu rechnen. Nach der Inventur stimmt der Bestand wieder — ein guter Tag, um die Bestellgrenzen zu prüfen, mit dem Meldebestand-Rechner.
Artikelnummer und Bezeichnung, Lagerplatz, Einheit und die gezählte Menge — dazu der Stichtag, die Nummer der Liste und die Namen von Zähler und Kontrolleur mit Unterschrift. Für den Inventurwert kommt der Einstandspreis dazu. Die Vorlage hat alle diese Felder.
Wer nach dem HGB Bücher führt, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen (§ 240 HGB) — dazu gehört die Zählung der Vorräte. Wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, braucht kein Inventar nach § 240 HGB. Eine Zählung zeigt trotzdem den Schwund. Keine Steuerberatung: Die Einzelheiten klärt Ihr Steuerberater.
Der Zähler sieht den Soll-Bestand nicht. Er zählt, statt eine Zahl abzuhaken. Blenden Sie in der Vorlage die Spalte Soll vor dem Druck aus.
Selten. Mehr Ware als gebucht heißt meist: ein Wareneingang fehlt in den Büchern, ein Verkauf wurde doppelt gebucht, oder zwei Artikel wurden verwechselt. Suchen Sie den Fehler, bevor Sie die Differenz buchen.
Mit den Anschaffungskosten, also dem Einstandspreis. Ist der Wert am Stichtag niedriger — beschädigte oder veraltete Ware —, gilt der niedrigere Wert (§ 253 HGB). Die Vorlage rechnet mit dem Preis, den Sie eintragen.
Inventare gehören zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufzubewahren sind (§ 257 HGB). Heben Sie die unterschriebenen Zähllisten zusammen mit der ausgefüllten Excel-Datei auf.
In Golden Inventory öffnen Sie eine Inventur je Lager, auf Wunsch als Blindzählung. Die Zählliste kennt den Soll-Bestand, nicht gezählte Zeilen bleiben unberührt, und „Buchen“ schreibt eine Bestandskorrektur mit nur den Differenzen. Inventuren gibt es in jedem Tarif. Starten Sie kostenlos, ohne Karte.