Швидкий старт

Почніть роботу з Golden Inventory

Короткий посібник для працівників складу та магазину. Виконуйте кроки по черзі. За один день ви закупите, приймете, продасте товар, виставите рахунок і перевірите залишки.

  Відкрити застосунок

Golden Inventory

Швидкий старт

Для працівників складу та магазину · План Free

inventory-system.com

1Перед початком

Golden Inventory працює у вашому браузері. Нічого не треба встановлювати. Він працює на комп'ютері, планшеті й телефоні.

Слова, які ви побачите

СловоЩо означає
ТоварРіч, яку ви купуєте, зберігаєте на полиці та продаєте. Кожен товар має код, наприклад LAP-14.
ПостачальникКомпанія, яка продає вам товар.
КлієнтЛюдина або компанія, яка купує у вас товар.
СкладМісце, де ви зберігаєте товар, наприклад ваш Основний склад.
ДокументФорма, яка фіксує одну дію: замовлення, приймання, рахунок.
ЧернеткаДокумент, який ще можна змінити. Чернетка не змінює ні залишки, ні гроші.
ПроведеноОстаточний документ. Коли ви проводите приймання, рахунок або чек продажу, залишки змінюються.
ЗалишокКількість, яка зараз лежить на ваших полицях.

Як пов'язані документи

Купівля

Замовлення на купівлюви замовляєте в постачальника
→
Надходження товарутовар прибув · залишок росте

Продаж із відстрочкою

Замовленняклієнт замовляє
→
Рахуноктовар відвантажено · залишок зменшується
→
Надходженняклієнт платить

Продаж за прилавком

Касаскануйте або торкніться товарів, прийміть гроші
→
Чек продажустворюється сам · залишок зменшується

Ви не вводите документ двічі. Одна кнопка перетворює замовлення на купівлю на надходження товару, а замовлення клієнта — на рахунок.

Що дає план Free

1користувач
1склад
50товарів
50клієнтів і постачальників
50документів на місяць

Усі кроки цього посібника працюють на плані Free. Коли бізнес зросте, відкрийте Налаштування → Оплата та імпорт, оберіть Щомісяця або Щороку і натисніть Купити на плані. Ви платите на Gumroad, і новий план з'явиться, коли ви повернетеся. Ваші дані зберігаються.

3Головний екран

Після входу ви бачите Панель.

Панель з меню ліворуч, першими кроками і товарами для дозамовлення
Панель. Меню ліворуч.
  • Меню ліворуч. Групи: Продажі (кошториси, замовлення, рахунки, надходження, контрагенти), Каса, Закупівлі (замовлення на купівлю, приймання, виплати, постачальники) і Склад (товари, залишки, коригування, інвентаризації).
  • Назви в меню трохи змінюються залежно від типу бізнесу. Наприклад, ви бачите Контрагенти або Клієнти, Замовлення або Замовлення на продаж. Це ті самі функції.
  • Пошук угорі. Введіть код товару, ім'я клієнта або номер документа.
  • Перші кроки. Короткий список завдань для вашого типу бізнесу. Натисніть рядок, щоб перейти туди.
  • Товари для дозамовлення. Товари, яких менше за мінімум.
  • Онлайн означає, що дані збережено на сервері. Якщо інтернет зникне, можна працювати далі. Застосунок надішле зміни, коли з'єднання повернеться.

4Додайте товари

Внесіть кожен товар один раз. Далі ви лише обираєте його.

  1. У меню ліворуч натисніть Товари, потім + Новий товар.
  2. Код товару — короткий унікальний код, наприклад LAP-14. Це поле обов'язкове.
  3. Опис для рахунку — назва, яку бачать клієнти.
  4. Штрихкод — відскануйте етикетку сканером або введіть номер.
  5. Собівартість — ціна, яку платите ви. Ціна продажу — ціна, за якою продаєте.
  6. Мінімум — коли залишок падає нижче цього числа, товар з'являється в Товари для дозамовлення.
  7. Основний постачальник — постачальник, у якого ви зазвичай купуєте цей товар.
  8. Натисніть Зберегти.
Картка товару з кодом, описом, штрихкодом, собівартістю, ціною продажу і мінімумом
Товар: ідентифікація ліворуч, ціни й контроль залишків праворуч.
Багато товарів?Не вводьте їх по одному. На сторінці Товари натисніть Імпорт і оберіть файл CSV або Excel. Застосунок сам зіставить колонки.
Собівартість змінюється самаКожне проведене надходження оновлює собівартість товару. Змінювати її вручну не потрібно.

5Додайте постачальників і клієнтів

  1. Натисніть Постачальники у меню ліворуч, потім + Новий постачальник.
  2. Введіть Назву постачальника. Додайте контактну особу, e-mail, телефон і юридичну адресу.
  3. Оберіть Умови оплати, якщо знаєте їх, наприклад 30 днів.
  4. Натисніть Зберегти.
Форма Новий постачальник
Новий постачальник. Форма клієнта така сама.

Щоб додати клієнта, натисніть Контрагенти у групі Продажі, потім + Новий клієнт, і виконайте ті самі кроки. Кожен документ бере адресу звідси, тож ви не вводите її знову.

Прямий продажДля продажу за прилавком клієнт не потрібен. Каса використовує Прямий продаж.

7Замовте товар: замовлення на купівлю

Замовлення на купівлю каже постачальнику, що ви хочете купити. Воно не змінює залишки.

  1. Натисніть Замовлення на купівлю, потім + Новий.
  2. Оберіть Постачальника. Адреса заповниться сама.
  3. Додайте товари одним із трьох способів:
    • натисніть поле Товар і оберіть зі списку;
    • введіть код товару;
    • відскануйте штрихкод у поле Скануйте штрихкод або введіть код. Скануйте ще раз, щоб додати одиницю.
  4. Перевірте К-ть і Ціну за од. у кожному рядку.
  5. Натисніть Зберегти та провести.
Чернетка замовлення на купівлю з постачальником
Чернетка замовлення постачальнику ТОВ «ТехПостач».

Надішліть замовлення постачальнику

Відкрийте проведене замовлення і натисніть Дії. Оберіть Друк, PDF або Email.

Проведене замовлення на купівлю з кнопкою Оприбуткувати
Проведене замовлення. Статус показує Ще нічого не отримано.

9Прийміть замовлення клієнта

Замовлення фіксує, що хоче клієнт. Воно не змінює залишок. Використовуйте його, коли відвантажуєте пізніше або чекаєте оплату.

  1. Натисніть Замовлення у групі Продажі, потім + Новий.
  2. Оберіть Клієнта.
  3. Додайте товари (список, код або штрихкод). Під кожною кількістю застосунок показує шт на складі. Зелений означає, що товару достатньо.
  4. Перевірте ціни. За потреби додайте знижку або доставку внизу.
  5. Натисніть Зберегти та провести.
Проведене замовлення з підказками залишку під кожною кількістю
Проведене замовлення. Кнопка Створити рахунок → угорі.
Спочатку кошторис?Створіть Кошторис так само. Коли клієнт погодиться, перетворіть його на замовлення або рахунок одним кліком.

11Зафіксуйте оплату від клієнта

Клієнт оплачує рахунок. Внесіть гроші, і ви завжди знатимете, хто вам винен.

  1. Натисніть Надходження, потім + Новий.
  2. Оберіть Клієнта. Нижче з'являться відкриті рахунки.
  3. Натисніть повністю біля рахунку або введіть сплачену суму.
  4. Натисніть = застосовано, щоб скопіювати суму в Сума платежу.
  5. Введіть Спосіб, наприклад банківський переказ або готівка. Натисніть Зберегти.
Новий платіж від клієнта, застосований до рахунку
Платіж застосовано до рахунку INV-21.

У списку Рахунки Баланс рахунку тепер 0.00. Картка Несплачені рахунки на Панелі показує всі гроші, які клієнти ще винні. Постачальникам ви платите так само в Виплати.

14Щоденний список і допомога

Щодня

  • Прибув товар? Відкрийте замовлення на купівлю → Оприбуткувати → → порахуйте → Зберегти та провести.
  • Відвантажили товар? Відкрийте замовлення → Створити рахунок → → Зберегти та провести → надішліть рахунок.
  • Отримали гроші? Надходження → застосуйте до рахунку.
  • Продажі за прилавком? Проводьте кожен продаж через Касу.
  • Перегляньте Товари для дозамовлення на Панелі. Замовте те, чого мало.

Корисні правила

  • Проводьте документ лише тоді, коли дія справді відбулася: товар пораховано, товар відвантажено, гроші отримано.
  • Не видаляйте проведені документи. Використовуйте Скасувати документ (у Дії), Кредит-ноту або Повернення постачальнику. Так історія лишається правильною.
  • Використовуйте сканер штрихкодів. Це швидше і без помилок введення. USB-сканер працює в кожному полі сканування. На телефоні натисніть 📷 Сканувати камерою.
  • Залишайте поле Номер порожнім. Застосунок сам дасть наступний номер.

Потрібна допомога?

  • У застосунку введіть запитання в поле Шукайте або запитайте будь-що… угорі.
  • Прочитайте повний довідник у застосунку. У ньому є розділ для кожної функції.
  • Усі посібники — на сторінці Документація.

Готові почати?

План Free, без кредитної картки, нічого не треба встановлювати.

Почати безкоштовно