1Bevor Sie beginnen

Golden Inventory läuft in Ihrem Webbrowser. Sie installieren nichts. Die App funktioniert auf Computer, Tablet und Smartphone.

Wörter, die Sie sehen

So hängen die Belege zusammen

Sie tippen keinen Beleg zweimal. Ein Klick macht aus einer Bestellung einen Wareneingang und aus einem Auftrag eine Rechnung.

Das bietet der Free-Tarif

Alle Schritte in diesem Handbuch funktionieren im Free-Tarif. Wenn Ihr Geschäft wächst, öffnen Sie Einstellungen → Abrechnung & Import, wählen Monatlich oder Jährlich und klicken beim Tarif auf Kaufen. Sie bezahlen bei Gumroad, und der neue Tarif erscheint, wenn Sie zurückkommen. Ihre Daten bleiben erhalten.

3Der Hauptbildschirm

Nach der Anmeldung sehen Sie die Übersicht.

• Linkes Menü. Gruppen: Verkauf (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungseingänge, Kundenkonten), Kasse, Einkauf (Bestellungen, Wareneingang, Zahlungsausgänge, Lieferanten) und Lager (Produkte, Bestand, Bestandskorrekturen, Inventuren).
• Menünamen ändern sich etwas mit der Geschäftsart. Sie sehen zum Beispiel Produkte oder Artikel, Kundenkonten oder Kunden, Aufträge oder Kundenaufträge. Es sind dieselben Funktionen.
• Suche oben. Geben Sie einen Artikelcode, einen Kundennamen oder eine Belegnummer ein.
• Erste Schritte. Eine kurze Aufgabenliste für Ihre Geschäftsart. Klicken Sie auf eine Zeile, um dorthin zu gehen.
• Nachzubestellen. Artikel unter ihrer Mindestmenge.
• Online zeigt, dass Ihre Daten auf dem Server gespeichert sind. Fällt das Internet aus, arbeiten Sie weiter. Die App sendet Ihre Änderungen, wenn die Verbindung zurück ist.

4Produkte anlegen

Legen Sie jedes Produkt einmal in der App an. Danach wählen Sie es nur noch aus.

1. Klicken Sie im linken Menü auf Produkte und dann auf + Neuer Artikel.
2. Artikelcode — ein kurzer, eindeutiger Code, zum Beispiel LAP-14. Dieses Feld ist Pflicht.
3. Rechnungsbeschreibung — der Name, den Kunden sehen.
4. Barcode — scannen Sie das Etikett mit dem Barcode-Scanner oder tippen Sie die Nummer ein.
5. Kosten — der Preis, den Sie zahlen. Verkaufspreis — der Preis, zu dem Sie verkaufen.
6. Minimum — fällt der Bestand unter diese Zahl, erscheint der Artikel unter Nachzubestellen.
7. Bevorzugter Lieferant — der Lieferant, bei dem Sie den Artikel meistens kaufen.
8. Klicken Sie auf Speichern.

5Lieferanten und Kunden anlegen

1. Klicken Sie im linken Menü auf Lieferanten und dann auf + Neuer Lieferant.
2. Geben Sie den Lieferantennamen ein. Ergänzen Sie Ansprechpartner, E-Mail, Telefon und Rechnungsadresse.
3. Wählen Sie die Zahlungsbedingungen, wenn Sie sie kennen, zum Beispiel 30 Tage netto.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Für einen Kunden klicken Sie in der Gruppe Verkauf auf Kundenkonten, dann auf + Neuer Kunde, und gehen genauso vor. Jeder Beleg übernimmt die Adresse von hier, Sie tippen sie nicht noch einmal.

7Ware bestellen: die Bestellung

Eine Bestellung sagt Ihrem Lieferanten, was Sie kaufen möchten. Sie ändert Ihren Bestand nicht.

1. Klicken Sie auf Bestellungen und dann auf + Neu.
2. Wählen Sie den Lieferanten. Die Adresse wird automatisch eingetragen.
3. Fügen Sie die Artikel hinzu. Es gibt drei Wege:
   • klicken Sie in das Feld Artikel und wählen Sie aus der Liste;
   • tippen Sie den Artikelcode;
   • scannen Sie den Barcode in das Feld Barcode scannen oder Code eingeben. Nochmals scannen erhöht die Menge um eins.
4. Prüfen Sie in jeder Zeile Menge und Einzelpreis.
5. Klicken Sie auf Speichern & freigeben.

Bestellung an den Lieferanten senden

Öffnen Sie die freigegebene Bestellung und klicken Sie auf Aktionen. Wählen Sie Drucken, PDF oder Email.

9Kundenbestellung erfassen: der Auftrag

Ein Auftrag hält fest, was der Kunde möchte. Er ändert den Bestand nicht. Nutzen Sie ihn, wenn Sie später liefern oder auf die Zahlung warten.

1. Klicken Sie in der Gruppe Verkauf auf Aufträge und dann auf + Neu.
2. Wählen Sie den Kunden.
3. Fügen Sie die Artikel hinzu (Liste, Code oder Barcode). Unter jeder Menge zeigt die App Stk auf Lager. Grün heißt: genug vorhanden.
4. Prüfen Sie die Preise. Tragen Sie unten Rabatt oder Versand ein, wenn nötig.
5. Klicken Sie auf Speichern & freigeben.

11Zahlung vom Kunden erfassen

Der Kunde bezahlt die Rechnung. Erfassen Sie das Geld, dann wissen Sie immer, wer Ihnen etwas schuldet.

1. Klicken Sie auf Zahlungseingänge und dann auf + Neu.
2. Wählen Sie den Kunden. Die offenen Rechnungen erscheinen darunter.
3. Klicken Sie neben der Rechnung auf voll oder tippen Sie den gezahlten Betrag ein.
4. Klicken Sie auf = zugewiesen, um den Betrag in Zahlungsbetrag zu übernehmen.
5. Tragen Sie die Methode ein, zum Beispiel Banküberweisung oder bar. Klicken Sie auf Speichern.

In der Liste Rechnungen ist der Saldo der Rechnung jetzt 0.00. Die Karte Offene Rechnungen in der Übersicht zeigt alles Geld, das Kunden Ihnen noch schulden. Ihre Lieferanten bezahlen Sie genauso unter Zahlungsausgänge.

14Tägliche Checkliste und Hilfe

Jeden Tag

• Ware angekommen? Bestellung öffnen → Wareneingang → → zählen → Speichern & freigeben.
• Ware verschickt? Auftrag öffnen → Rechnung erstellen → → Speichern & freigeben → Rechnung senden.
• Geld erhalten? Zahlungseingänge → der Rechnung zuweisen.
• Verkäufe an der Theke? Jeden Verkauf über die Kasse.
• Sehen Sie in der Übersicht auf Nachzubestellen. Bestellen Sie, was knapp wird.

Gute Regeln

• Geben Sie einen Beleg erst frei, wenn der Vorgang wirklich passiert ist: Ware gezählt, Ware verschickt, Geld erhalten.
• Löschen Sie keine freigegebenen Belege. Nutzen Sie Beleg stornieren (unter Aktionen), eine Gutschrift oder eine Retoure an Lieferant. So bleibt Ihre Historie korrekt.
• Nutzen Sie einen Barcode-Scanner. Das ist schneller und verhindert Tippfehler. Ein USB-Scanner funktioniert in jedem Scan-Feld. Auf dem Smartphone klicken Sie auf 📷 Mit Kamera scannen.
• Lassen Sie das Feld Nummer leer. Die App vergibt die nächste Nummer automatisch.

Brauchen Sie Hilfe?

• Tippen Sie Ihre Frage in der App oben in das Feld Suchen oder fragen….
• Lesen Sie das vollständige Handbuch in der App. Es hat ein Kapitel für jede Funktion.
• Alle Anleitungen finden Sie auf der Seite Docs.