1Antes de começar

O Golden Inventory funciona no seu navegador. Não instala nada. Funciona em computador, tablet e telemóvel.

Palavras que vai ver

Como os documentos se ligam

Não escreve um documento duas vezes. Um botão transforma uma ordem de compra numa receção, e um pedido numa fatura.

O que o plano Free lhe dá

Todos os passos deste manual funcionam no plano Free. Quando o negócio crescer, abra Definições → Faturamento e importação, escolha Mensal ou Anual e clique em Comprar num plano. Paga no Gumroad e o novo plano aparece quando volta. Os seus dados ficam.

3O ecrã principal

Depois de entrar, vê o Painel.

• Menu à esquerda. Grupos: Vendas (orçamentos, pedidos, faturas, recebimentos, contas), POS, Compras (ordens de compra, receção, pagamentos, fornecedores) e Inventário (produtos, stock, acertos, contagens).
• Os nomes do menu mudam um pouco com o tipo de negócio. Por exemplo, pode ver Produtos ou Artigos, Contas ou Clientes, Pedidos ou Pedidos de venda. São as mesmas funções.
• Pesquisa no topo. Digite um código de artigo, o nome de um cliente ou o número de um documento.
• Primeiros passos. Uma lista curta de tarefas para o seu tipo de negócio. Clique numa linha para ir lá.
• Artigos a repor. Artigos abaixo da quantidade mínima.
• Online mostra que os dados estão guardados no servidor. Se a internet falhar, pode continuar a trabalhar. A app envia as alterações quando a ligação volta.

4Adicione os seus produtos

Registe cada produto uma vez. Depois só o seleciona.

1. No menu à esquerda, clique em Produtos e depois em + Novo artigo.
2. Código — um código curto e único, por exemplo LAP-14. Este campo é obrigatório.
3. Descrição para fatura — o nome que os clientes veem.
4. Código de barras — digitalize a etiqueta com o leitor ou digite o número.
5. Custo — o preço que paga. Preço de venda — o preço a que vende.
6. Mínimo — quando o stock desce abaixo deste número, o artigo aparece em Artigos a repor.
7. Fornecedor preferido — o fornecedor a quem costuma comprar este artigo.
8. Clique em Guardar.

5Adicione fornecedores e clientes

1. Clique em Fornecedores no menu à esquerda e depois em + Novo fornecedor.
2. Digite o Nome do fornecedor. Acrescente a pessoa de contacto, o e-mail, o telefone e a morada de faturação.
3. Escolha as Condições de pagamento se as souber, por exemplo 30 dias.
4. Clique em Salvar.

Para adicionar um cliente, clique em Contas no grupo Vendas, depois em + Novo cliente, e faça os mesmos passos. Cada documento usa a morada que registar aqui, por isso não a volta a escrever.

7Encomende mercadoria: a ordem de compra

Uma ordem de compra diz ao fornecedor o que quer comprar. Não altera o seu stock.

1. Clique em Ordens de compra e depois em + Novo.
2. Escolha o Fornecedor. A morada é preenchida automaticamente.
3. Adicione os artigos de uma de três formas:
   • clique no campo Artigo e escolha da lista;
   • digite o código do artigo;
   • digitalize o código de barras em Digitalizar código de barras ou digitar código. Digitalize outra vez para somar um.
4. Confira a Qtd. e o Preço unitário em cada linha.
5. Clique em Guardar e aprovar.

Envie a ordem ao fornecedor

Abra a ordem aprovada e clique em Ações. Escolha Imprimir, PDF ou Email.

9Registe uma encomenda do cliente: o pedido de venda

Um pedido regista o que o cliente quer. Não altera o stock. Use-o quando envia mais tarde ou espera pelo pagamento.

1. Clique em Pedidos no grupo Vendas e depois em + Novo.
2. Escolha o Cliente.
3. Adicione os artigos (lista, código ou código de barras). Por baixo de cada quantidade, a app mostra un em estoque. Verde quer dizer que tem o suficiente.
4. Confira os preços. Acrescente desconto ou envio em baixo, se for preciso.
5. Clique em Guardar e aprovar.

11Registe um recebimento do cliente

O cliente paga a fatura. Registe o dinheiro, para saber sempre quem lhe deve.

1. Clique em Recebimentos e depois em + Novo.
2. Escolha o Cliente. As faturas em aberto aparecem em baixo.
3. Clique em total junto à fatura, ou digite o valor pago.
4. Clique em = aplicado para copiar o valor para Total do pagamento.
5. Digite o Método, por exemplo transferência bancária ou numerário. Clique em Salvar.

Na lista Faturas, o Saldo da fatura é agora 0.00. O cartão Faturas por pagar no Painel mostra todo o dinheiro que os clientes ainda lhe devem. Os fornecedores paga-os da mesma forma em Pagamentos.

14Lista diária e ajuda

Todos os dias

• Chegou mercadoria? Abra a ordem de compra → Receber → → conte → Guardar e aprovar.
• Enviou mercadoria? Abra o pedido → Criar fatura → → Guardar e aprovar → envie a fatura.
• Recebeu dinheiro? Recebimentos → aplique à fatura.
• Vendas ao balcão? Use o POS para cada venda.
• Veja Artigos a repor no Painel. Encomende o que está a acabar.

Boas regras

• Aprove um documento só quando a ação aconteceu mesmo: mercadoria contada, mercadoria enviada, dinheiro recebido.
• Não apague documentos aprovados. Use Cancelar documento (em Ações), uma Nota de crédito ou uma Devolução a fornecedor. Assim o histórico fica correto.
• Use um leitor de códigos de barras. É mais rápido e evita erros de digitação. Um leitor USB funciona em qualquer campo de digitalização. No telemóvel, clique em 📷 Digitalizar com câmara.
• Deixe o campo Número vazio. A app dá o número seguinte automaticamente.

Precisa de ajuda?

• Na app, digite a sua pergunta no campo Pesquise ou pergunte qualquer coisa… no topo.
• Leia o manual completo da app. Tem um capítulo para cada função.
• Veja todos os guias na página Docs.