Erste Schritte

1. Konto & Unternehmen anlegen

Öffnen Sie die Anwendung, registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und legen Sie ein Unternehmen an. Ein Unternehmen (Ihre Organisation) entspricht in der Cloud einer Invent.mdb-Datei — alle Artikel, Belege und Bestände liegen darin. Legen Sie Währung und Dezimalstellen gleich zu Beginn fest.

2. Lager & Team hinzufügen

Fügen Sie unter Einstellungen → Standorte jedes Lager, jede Filiale und jeden Lagerraum hinzu. Der Bestand wird pro Standort geführt, und Sie können zwischen Standorten umlagern. Laden Sie unter Einstellungen → Team Kollegen per E-Mail ein und geben Sie jedem eine Rolle: Inhaber, Admin, Manager, Verkauf, Lager oder Nur Kasse.

3. Artikel anlegen oder importieren

Legen Sie unter Artikel Produkte und Dienstleistungen an. Jeder Artikel hat eine Nummer, Beschreibungen, Einstandspreis, Listen- und Verkaufspreis (manuell oder berechnet über Aufschlag / Marge / Rabatt auf den Listenpreis), einen Barcode, eine Warengruppe, Mindest-, Ziel- und Höchstbestand sowie einen bevorzugten Lieferanten.

Sie haben eine Tabelle? Klicken Sie auf Importieren, laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch und ordnen Sie die Spalten zu. Doppelte Einträge (nach Artikelnummer) werden übersprungen, ein erneuter Import ist also sicher.

4. Anfangsbestand einbuchen

Um die vorhandenen Mengen zu erfassen, legen Sie einen Wareneingang (unter Wareneingang) ohne Lieferant an — das ist Ihr Anfangsbestand. Mit der Freigabe kommt die Ware auf Lager, und der Einstandspreis jedes Artikels wird gesetzt.

5. Einkauf & Wareneingang

1. Legen Sie eine Bestellung für einen Lieferanten an und geben Sie sie frei — die Mengen erscheinen im Bestand als bestellt.
2. Wenn die Ware eintrifft, öffnen Sie die Bestellung und klicken Sie auf Empfangen →. Passen Sie die Mengen bei einer Teillieferung an; jede Bestellposition zeigt, wie viel bereits eingegangen ist.
3. Auf dem Dashboard erstellt die Schaltfläche Bestellung erstellen Bestellentwürfe für alles unter dem Meldebestand, gruppiert nach bevorzugtem Lieferanten.

6. Verkauf

Der klassische Ablauf, mit Umwandlung per Klick in jedem Schritt:

1. Angebot → in einen Kundenauftrag oder direkt in eine Rechnung umwandeln.
2. Ein Kundenauftrag reserviert Bestand (ohne ihn abzubuchen) und wird in eine Rechnung umgewandelt.
3. Rechnung / Kassenbon bucht den Bestand ab; per E-Mail als Anhang senden oder drucken.
4. Erfassen Sie Zahlungen — eine Zahlung kann mehrere Rechnungen ausgleichen; Teilzahlungen und Guthaben auf dem Kundenkonto sind möglich, und Kontoauszüge zeigen einen laufenden Saldo.

Kasse

Öffnen Sie die Kasse für eine Touch-Kasse im Vollbild: Artikel aus dem Warengruppen-Raster antippen, mit USB-Scanner oder Kamera scannen, bar (mit Wechselgeld) oder mit Karte kassieren und den Bon drucken. Jeder Verkauf aktualisiert den Bestand sofort.

7. Angebotsfreigabe online

Lassen Sie Kunden Angebote selbst freigeben — ohne Anmeldung. Öffnen Sie ein freigegebenes Angebot und klicken Sie auf Teilen, um einen privaten Link zu erzeugen. Der Kunde öffnet ihn, prüft das Angebot und klickt auf Annehmen oder Ablehnen. Die Annahme hält fest, wer wann zugestimmt hat, und erstellt automatisch einen Kundenauftrag aus dem Angebot. Mit Teilen beenden widerrufen Sie den Link jederzeit.

8. Fertigungsaufträge (Baugruppen)

Für Produkte, die Sie selbst herstellen: Setzen Sie den Artikeltyp auf Fertigungsartikel und legen Sie auf der Artikelseite die Stückliste an. Erstellen Sie einen Fertigungsauftrag für die zu fertigende Menge — die Freigabe verbraucht die Komponenten und bucht die fertigen Baugruppen zu ihren berechneten Herstellkosten ein.

9. Berichte & Etiketten

Feste Berichte zeigen Lagerbestand, Bewertung, Nachbestellung, Überbestand, Verkäufe und Einkäufe nach Artikel oder Geschäftspartner sowie die Altersstruktur von Forderungen und Verbindlichkeiten — jeder als CSV exportierbar. Für Regal- oder Produktetiketten markieren Sie Artikel in der Liste Artikel und klicken auf Barcode-Etiketten drucken (drei Bogengrößen). Das Format wird pro Artikel erkannt: ein gültiger 13-stelliger Code druckt als EAN-13, ein 12-stelliger als UPC-A und alles andere als Code 128.

Sie brauchen etwas, das die festen Berichte nicht abdecken? Wechseln Sie zu Eigener Bericht: Datenquelle wählen, Spalten auswählen, Filter hinzufügen und ausführen. Speichern Sie benannte Berichte für später und nutzen Sie CSV exportieren.

10. Drucken, PDF & Branding

Jeder Beleg kann gedruckt, als auf dem Server erzeugtes PDF gespeichert oder per E-Mail versendet werden. Fügen Sie unter Einstellungen → Dokument-Branding Logo, Farben und eine Fußzeile hinzu, die auf allen Belegen erscheinen. Mit wiederverwendbaren Druckvorlagen steuern Sie, wie jede Belegart druckt: einen übersetzten Titel (z. B. FACTURA, Rechnung), die Steuerbezeichnung (MwSt. / IVA), welche Spalten erscheinen, und das Papierformat — A4 / Letter oder ein Thermobon mit 58 mm / 80 mm. Wählen Sie die Vorlage beim Drucken.

11. Offline arbeiten

Golden Inventory arbeitet offline zuerst — einmal geladen, läuft es ohne Verbindung weiter. Verkauf, Wareneingang, Rechnungen und Kasse funktionieren offline mit den auf dem Gerät gespeicherten Daten; jede Änderung kommt mit einer vorläufigen Nummer in einen lokalen Ausgang und zeigt ein Abzeichen ausstehend am Status. Sobald die Verbindung wieder da ist, leert sich die Warteschlange automatisch, und die vorläufigen Nummern werden zu endgültigen Belegnummern.

12. Umstieg von Golden Inventory Desktop

Sie nutzen bereits die klassische Desktop-Anwendung? Öffnen Sie Einstellungen → Import aus Golden Inventory und laden Sie Ihre Datei Invent.mdb hoch. Wir importieren Standorte, Lieferanten, Kunden, Artikel, Stücklisten und Anfangsbestand in einem Durchgang. Der Anfangsbestand kommt als Entwurf eines Wareneingangs, den Sie prüfen und freigeben. Doppelte Einträge werden übersprungen, ein erneuter Import ist also sicher.

13. Automatische Nachbestellung

Öffnen Sie Nachbestellen in der Seitenleiste — eine Ansicht mit allen Artikeln unter ihrem Mindestbestand, gruppiert nach bevorzugtem Lieferanten, mit einer vorgeschlagenen Bestellmenge aus Zielbestand, Lagerbestand und offenen Bestellungen. Passen Sie die Mengen an, entfernen Sie nicht benötigte Zeilen und klicken Sie auf Bestellentwürfe erstellen — pro Lieferant landet eine Bestellung in Ihren Entwürfen zur Prüfung und Freigabe.

14. Arbeitszeit & Serviceabrechnung

Klicken Sie in Angeboten, Kundenaufträgen und Rechnungen auf + Arbeitsleistung, um eine Arbeitszeitzeile einzufügen. Wählen Sie einen Dienstleistungsartikel für den Stundensatz und geben Sie Stunden und den Namen des Technikers ein. Arbeitszeitzeilen werden als Stunden × Satz berechnet, bleiben bei Umwandlungen erhalten und drucken den Techniker auf dem Beleg. Der Bericht Arbeitszeit nach Techniker zeigt Umsatz und Stunden pro Techniker für jeden Zeitraum.

15. Angebotsannahme pro Position

Aktivieren Sie beim Teilen eines Angebots Kunde kann einzelne Positionen akzeptieren. Die öffentliche Annahmeseite zeigt neben jeder Position ein Kontrollkästchen — der Kunde wählt, was er möchte, und nur die angenommenen Positionen werden zum Kundenauftrag. Lassen Sie die Option aus, um wie bisher alle Positionen anzunehmen. Annahme oder Ablehnung jeder Position wird am Angebot festgehalten.

16. Kartenterminals

Registrieren Sie Ihre Terminals — SumUp, Viva.com, Stripe, Zettle oder das Gerät Ihrer Bank — unter Einstellungen → Team & Zugriff → Kartenterminals. Wählen Sie an der Kasse Karte, dann das Terminal, und geben Sie den Beleg- oder Autorisierungscode in das Referenzfeld ein — er erscheint auf der Zahlung und auf Kassenbons. Der Bericht Tagesübersicht liefert den Kassenabschluss (Z-Bericht / Kassenbericht) nach Zahlungsart.

17. Serien- & Chargenverfolgung

Stellen Sie die Verfolgung eines Artikels auf seiner Bearbeitungsseite auf Seriennummer oder Charge. Der Wareneingang legt Chargen- bzw. Seriennummern mit optionalem Verfallsdatum an; ein Verkauf mit Chargenzuordnung bucht den Bestand pro Charge nach FEFO ab (zuerst ablaufend, zuerst entnommen). Mit Seriennummer suchen finden Sie für eine Seriennummer den aktuellen Standort, den Wareneingang und den letzten Verkauf. Die Liste Ablaufende Chargen zeigt Chargen, die in einem beliebigen Zeitraum ablaufen.

18. Rezeptkalkulation & retrograde Entnahme

Für Fertigungsartikel, die Rezepte oder Menüpakete darstellen, aktivieren Sie Retrograde Entnahme und legen in der Stückliste Ausbeute % pro Komponente fest. Wenn Sie die Baugruppe verkaufen — an der Kasse oder per Rechnung —, werden die Zutaten der Stückliste automatisch vom Bestand abgebucht, statt die Baugruppe selbst zu führen. Stornieren Sie den Verkauf, wird der Zutatenbestand wiederhergestellt. Unter Stücklistenkosten auf der Artikelseite sehen Sie die Rezeptkosten pro Einheit einschließlich des Schwunds aus der Ausbeute.

19. Kundenanlagen & Fahrzeuge

Aktivieren Sie Kundenanlagen verfolgen in den Einstellungen, um Fahrzeuge, Geräte oder Maschinen an Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen zu hängen. Jede Anlage speichert Hersteller, Modell, Kennung (Kennzeichen / FIN / Seriennummer) und einen Zählerstand (Kilometerstand, Betriebsstunden). Die Servicehistorie der Anlage listet jeden Beleg, auf dem sie vorkommt — gemacht für Werkstätten, Klima- und Heizungsbetriebe und Gerätevermietung.

20. Objektseiten, Suche & Warnungen

Jeder Datensatz — Artikel, Kunde, Beleg, Standort, Anlage, Charge — hat eine Objektseite: live berechnete Werte (Bestand, verfügbar, reserviert, Wert, offener Betrag), alles, womit er verbunden ist, und eine gemeinsame Zeitleiste aus Freigaben, Lagerbewegungen, Zahlungen und Umwandlungen. Das Suchfeld in der oberen Leiste durchsucht alle zugleich.

Der Warnungseingang prüft Geschäftsregeln nach Zeitplan — Meldebestand, Mindestbestand, Überbestand, Chargenablauf, verspätete Bestellungen und Kreditlimits von Kunden — und sammelt, was Aufmerksamkeit braucht, in einer Liste. Die Schwellen gelten pro Unternehmen unter Einstellungen → Warnregeln; ein Kunde über einem harten Kreditlimit wird bei der Freigabe gesperrt, nicht nur gewarnt. Ab dem Business-Plan.

21. Großhandelsabwicklung

Schalten Sie in den Einstellungen den Großhandelsmodus ein: Kundenaufträge erhalten ein zugesagtes Datum und eine Priorität, der Bestand erhält feste Reservierungen pro Lager, und verfügbar zur Zusage zeigt, was Sie jetzt ehrlich zusagen können.

• Zuteilungslogik — bewertet jede Kombination von Lagern nach Entfernung, Kosten der Aufteilung, Verspätungsrisiko und Kommissionieraufwand und zeigt, warum der gewählte Plan den zweitbesten schlägt. Positionen, die nichts abdeckt, werden zu einem Umlagerungsentwurf.
• Lagerplätze & Kommissionieraufgaben — Greifplätze und ihre Laufreihenfolge festlegen; die Kommissionieransicht zeigt eine Zeile nach der anderen, bestätigt per Scan, erfasst Fehlmengen und funktioniert offline.
• Sendungen — geplant → wird gepackt → verladen → unterwegs → zugestellt, mit dem Spediteur als normalem Kontakt und der Sendungsnummer am Datensatz.
• Leitstand — jeder offene Auftrag nach Stufe, mit Pünktlichkeitsquote, einer Liste gefährdeter Aufträge und einer voraussichtlichen Ankunft, die Sie Etappe für Etappe nachvollziehen.

Ab dem Business-Plan.

22. KI-Assistent, Prognose & Simulation

Im Premium-Plan stellen Sie Fragen zu Ihrem eigenen Geschäft in normaler Sprache. Der Assistent ist freiwillig: Nichts verlässt Ihr Unternehmen, bevor Sie unter Einstellungen → KI zustimmen, und Sie können Ihren eigenen Anbieterschlüssel verwenden. Er liest mit Ihren Berechtigungen, sieht nie rohe Kontakt- oder Zahlungsdaten und kann eine Bestellung, Umlagerung, einen Beleg oder einen Meldebestand als Entwurf vorschlagen — den Sie bestätigen, bevor etwas geschrieben wird. Er kann nicht freigeben, zahlen, stornieren oder löschen.

Die Prognose (ab Pro) berechnet die Nachfrage aus Ihrer eigenen Verkaufshistorie: Datum des Fehlbestands, Bestellmenge und eine Vertrauensangabe zu jeder Zahl. Auf der Seite Planung schlägt sie Bestellwerte und einen datierten Einkaufsplan vor.

Der Simulator (in jedem Plan) spielt Ihr Unternehmen Tag für Tag vorwärts, aus den Datensätzen, die bereits im System sind: Bestellungen und Kundenaufträge, wiederkehrende Belege und geplante Zahlungen. Ware kommt und geht an ihren Terminen, Geld fließt nach den Zahlungsbedingungen jedes Kontakts, und der Lauf kauft, was ein niedriger Bestand braucht. Sie erhalten eine Kapitalflussrechnung, eine Gewinn- und Verlustrechnung, die zu tätigenden Einkäufe und eine Liste von Hinweisen; klicken Sie auf eine Zahl, um die Ereignisse dahinter zu sehen. Der Lauf ändert keinen Datensatz. Schalten Sie Was-wäre-wenn einbeziehen ein, um eine Ausgabe, eine Einnahme oder einen Kredit hinzuzufügen, über die Sie nachdenken, oder Zahlungsbedingungen, die noch nicht vereinbart sind. Free blickt 90 Tage voraus, Pro ein Jahr, Business und Premium zwei Jahre.

23. Eigene Felder

Eigene Felder (Business) fügen Artikeln, Belegen, Kunden und Belegpositionen Ihre eigenen Eigenschaften hinzu — typisiert, optional Pflicht, sichtbar in Listen und auf gedruckten Belegen. Ein stillgelegtes Feld verschwindet überall, behält aber jeden gespeicherten Wert.