Primi passi

1. Crea l'account e l'azienda

Apri l'app, registrati con la tua email e crea un'azienda. Un'azienda (la tua organizzazione) è nel cloud l'equivalente di un file Invent.mdb — tutti gli articoli, i documenti e le giacenze stanno lì dentro. Imposta subito valuta e decimali.

2. Aggiungi magazzini e team

In Impostazioni → Sedi, aggiungi ogni magazzino, negozio o deposito. La giacenza è tenuta per sede, e puoi trasferire merce tra le sedi. In Impostazioni → Team, invita i colleghi via email e assegna a ciascuno un ruolo: Titolare, Admin, Manager, Vendite, Magazzino o Solo cassa.

3. Aggiungi o importa articoli

In Articoli, crea prodotti e servizi. Ogni articolo ha un codice, descrizioni, costo, prezzo di listino e di vendita (manuale o calcolato con ricarico / margine / sconto dal listino), un codice a barre, un reparto, livelli di riordino minimo, obiettivo e massimo, e un fornitore preferito.

Hai un foglio di calcolo? Fai clic su Importa, carica un file CSV o Excel e associa le colonne. I duplicati (per codice articolo) vengono saltati, quindi puoi ripetere l'importazione in sicurezza.

4. Ricevi la giacenza iniziale

Per caricare le quantità che hai già, crea una Ricevuta merce (in Ricevimento) senza fornitore — è la tua giacenza di apertura. Approvandola la merce va in giacenza e si fissa il costo di ogni articolo.

5. Acquisti e ricevimento

1. Crea un Ordine d'acquisto per un fornitore e approvalo — le quantità compaiono come ordinate in Magazzino.
2. Quando arriva la merce, apri l'ordine e fai clic su Ricevi →. Correggi le quantità per una consegna parziale; ogni riga dell'ordine mostra quanto è già arrivato.
3. Dalla Dashboard, il pulsante Crea ordine di acquisto prepara bozze di ordini per tutto ciò che è sotto il punto di riordino, raggruppate per fornitore preferito.

6. Vendite

Il flusso classico, con conversione in un clic a ogni passo:

1. Preventivo → convertilo in ordine di vendita o direttamente in fattura.
2. L'Ordine di vendita impegna la merce (senza scaricarla) e si converte in fattura.
3. La Fattura / la Ricevuta di vendita scarica la giacenza; inviala via email come allegato o stampala.
4. Registra i Pagamenti — un pagamento può saldare più fatture; sono previsti pagamenti parziali e credito in conto, e gli estratti conto mostrano il saldo progressivo.

Punto cassa

Apri la Cassa per una cassa touch a schermo intero: tocca gli articoli nella griglia dei reparti, scansiona con un lettore USB o con la fotocamera, incassa in contanti (con resto) o con carta e stampa lo scontrino. Ogni vendita aggiorna subito la giacenza.

7. Approvazione dei preventivi online

Lascia che i clienti approvino da soli i preventivi — senza accesso. Apri un Preventivo approvato e fai clic su Condividi per creare un link privato. Il cliente lo apre, controlla il preventivo e fa clic su Accetta o Rifiuta. L'accettazione registra chi ha approvato e quando, e crea automaticamente un ordine di vendita dal preventivo. Usa Annulla condivisione per revocare il link in qualsiasi momento.

8. Ordini di lavoro (assiemi)

Per i prodotti che costruisci: imposta il tipo dell'articolo su Assieme di magazzino e definisci la distinta base nella pagina dell'articolo. Crea un Ordine di lavoro per la quantità da produrre — approvandolo si consumano i componenti e gli assiemi finiti entrano in giacenza al costo di produzione calcolato.

9. Report ed etichette

I report fissi coprono giacenze, valorizzazione, riordino, eccedenze, vendite e acquisti per articolo o controparte, e scadenzario di crediti e debiti — ognuno esportabile in CSV. Per stampare etichette da scaffale o di prodotto, seleziona gli articoli nell'elenco Articoli e fai clic su Stampa etichette (tre formati di foglio). Il formato viene riconosciuto per articolo: un codice valido di 13 cifre si stampa come EAN-13, uno di 12 cifre come UPC-A e tutto il resto come Code 128.

Ti serve qualcosa che i report fissi non coprono? Passa al Costruttore libero: scegli una fonte dati, le colonne, aggiungi filtri ed eseguilo. Salva i report con un nome per rieseguirli e usa Esporta CSV.

10. Stampa, PDF e marchio

Ogni documento si può stampare, salvare come PDF generato dal server o inviare via email. In Impostazioni → Marchio del documento, aggiungi logo, colori e un piè di pagina che compaiono su tutti i documenti. Crea modelli di stampa riutilizzabili per decidere come si stampa ogni tipo di documento: un titolo tradotto (es. FACTURA, Rechnung), l'etichetta dell'imposta (IVA / VAT), quali colonne compaiono e il formato carta — A4 / Letter o uno scontrino termico da 58 mm / 80 mm. Scegli il modello al momento della stampa.

11. Lavorare offline

Golden Inventory funziona prima offline — una volta caricato, continua a lavorare senza connessione. Vendite, ricevimento, fatturazione e cassa funzionano offline con i dati salvati sul dispositivo; ogni modifica entra in una posta in uscita locale con un numero provvisorio e mostra il badge in sospeso sull'indicatore di stato. Quando torna la connessione, la coda si svuota da sola e i numeri provvisori diventano numeri di documento definitivi.

12. Passare da Golden Inventory desktop

Usi già la classica app desktop? Vai in Impostazioni → Importa da Golden Inventory e carica il file Invent.mdb. Importiamo sedi, fornitori, clienti, articoli, distinte base e giacenza iniziale in un solo passaggio. La giacenza iniziale arriva come bozza di ricevuta merce da controllare e approvare. I duplicati vengono saltati, quindi puoi ripetere in sicurezza.

13. Riordino automatico

Apri Riordina dalla barra laterale — un'unica schermata con tutti gli articoli sotto il minimo, raggruppati per fornitore preferito, con una quantità suggerita calcolata da obiettivo, giacenza e ordini d'acquisto aperti. Modifica le quantità, deseleziona le righe che non servono e fai clic su Crea bozze di ordine — un ordine d'acquisto per fornitore arriva tra le tue bozze da controllare e approvare.

14. Manodopera e fatturazione dei servizi

Su preventivi, ordini di vendita e fatture, fai clic su + Aggiungi manodopera per inserire una riga di manodopera. Scegli un articolo di servizio per la tariffa, inserisci le ore e il nome del tecnico. Le righe di manodopera si fatturano come ore × tariffa, restano nelle conversioni e si stampano con il tecnico sul documento. Il report Manodopera per tecnico mostra ricavi e ore per tecnico in qualsiasi periodo.

15. Accettazione dei preventivi per riga

Quando condividi un preventivo, spunta Consenti al cliente di accettare singole righe. La pagina pubblica di accettazione mostra una casella accanto a ogni riga — il cliente sceglie ciò che vuole, e solo le righe accettate diventano l'ordine di vendita. Lascia l'opzione disattivata per accettare tutte le righe come prima. Lo stato accettato o rifiutato di ogni riga resta registrato sul preventivo.

16. Terminali di pagamento

Registra i tuoi terminali — SumUp, Viva.com, Stripe, Zettle o il dispositivo della tua banca — in Impostazioni → Team e accessi → Terminali di pagamento. Alla cassa scegli Carta, seleziona il terminale e scrivi il codice dello scontrino o di autorizzazione nel campo di riferimento — compare sulla registrazione del pagamento e sugli scontrini. Il report Riepilogo del giorno dà la chiusura di cassa (report Z / Kassenbericht) per metodo di pagamento.

17. Tracciamento di seriali e lotti

Nella pagina di modifica dell'articolo, imposta il tracciamento su Seriale o Lotto. Il ricevimento crea lotti o numeri di serie con data di scadenza facoltativa; una vendita con assegnazione dei lotti scarica la giacenza di ogni lotto in FEFO (prima ciò che scade prima). Usa Cerca numero di serie per risalire da un numero di serie alla sede attuale, al ricevimento e all'ultima vendita. L'elenco Lotti in scadenza mostra i lotti che scadono entro il numero di giorni che scegli.

18. Costo delle ricette e scarico automatico

Per gli assiemi che rappresentano ricette o kit pasto, attiva lo Scarico automatico e imposta la % resa di ogni componente nella distinta base. Quando vendi l'assieme — alla cassa o con fattura — gli ingredienti della distinta vengono scaricati automaticamente dalla giacenza, invece di tenere la giacenza dell'assieme. Se annulli la vendita, la giacenza degli ingredienti viene ripristinata. Controlla il Costo della distinta nella pagina dell'articolo per il costo unitario della ricetta, calo di resa compreso.

19. Beni e veicoli dei clienti

Attiva Traccia i beni dei clienti nelle Impostazioni per collegare veicoli, apparecchiature o macchine a preventivi, ordini di vendita e fatture. Ogni bene registra marca, modello, identificativo (targa / VIN / numero di serie) e una lettura del contatore (chilometri, ore di funzionamento). Lo Storico interventi del bene elenca ogni documento in cui compare — pensato per officine, installatori di climatizzazione e noleggio di attrezzature.

20. Pagine oggetto, ricerca e avvisi

Ogni record — articolo, cliente, documento, sede, bene, lotto — ha una pagina oggetto: valori calcolati in tempo reale (giacenza, disponibile, impegnato, valore, saldo da pagare), tutto ciò a cui è collegato e un'unica cronologia di approvazioni, movimenti di magazzino, pagamenti e conversioni. La casella di ricerca nella barra in alto li cerca tutti insieme.

La casella degli avvisi esegue regole di business a intervalli — punto di riordino, scorta minima, eccedenza, scadenza dei lotti, ordini d'acquisto in ritardo e fidi dei clienti — e raccoglie in un elenco ciò che richiede attenzione. Le soglie si impostano per azienda in Impostazioni → Regole di avviso; un cliente oltre un fido rigido viene bloccato all'approvazione, non solo avvisato. Piano Business e superiori.

21. Evasione ordini all'ingrosso

Attiva la Modalità ingrosso nelle Impostazioni: gli ordini di vendita ricevono una data promessa e una priorità, la giacenza riceve prenotazioni vincolanti per magazzino, e il disponibile a promettere diventa ciò che puoi onestamente impegnare adesso.

• Motore di allocazione — valuta ogni combinazione di magazzini per distanza, costo della suddivisione, rischio di ritardo e sforzo di prelievo, e mostra perché il piano scelto batte il secondo. Le righe che nulla copre diventano una bozza di trasferimento.
• Ubicazioni e attività di prelievo — definisci i punti di prelievo e l'ordine di percorso; la schermata dell'operatore mostra una riga alla volta, conferma con la scansione, registra le mancanze e funziona offline.
• Spedizioni — pianificata → in imballaggio → caricata → in transito → consegnata, con il vettore come normale contatto e il riferimento di tracciamento collegato.
• Torre di controllo — ogni ordine aperto per fase, con percentuale di puntualità, un elenco di ordini a rischio e un orario d'arrivo stimato leggibile tappa per tappa.

Piano Business e superiori.

22. Assistente IA, previsione e simulazione

Con Premium, fai domande sulla tua attività in linguaggio naturale. L'assistente è facoltativo: nulla lascia la tua azienda finché non dai il consenso in Impostazioni → IA, e puoi usare la tua chiave del fornitore. Legge con i tuoi permessi, non vede mai dati di contatto o di pagamento grezzi e può proporre come bozza un ordine d'acquisto, un trasferimento, un documento o un livello di riordino — che confermi prima che venga scritto qualcosa. Non può approvare, pagare, annullare o eliminare.

La previsione (Pro e superiori) proietta la domanda dal tuo storico di vendite: data di esaurimento, quantità da ordinare e un'etichetta di affidabilità su ogni valore. Nella pagina Pianificazione propone livelli di riordino e un piano acquisti con le date.

Il Simulatore (in tutti i piani) fa avanzare la tua azienda giorno per giorno a partire dai record già presenti nel sistema: ordini d'acquisto e di vendita, documenti ricorrenti e pagamenti previsti. La merce arriva e parte alle sue date, il denaro si muove secondo i termini di pagamento di ogni contatto, e la simulazione acquista ciò che una giacenza bassa richiede. Ottieni un flusso di cassa, un conto economico, gli acquisti da fare e un elenco di avvisi; fai clic su un valore per vedere gli eventi che lo compongono. La simulazione non modifica alcun record. Attiva Includi le ipotesi per aggiungere una spesa, un'entrata o un prestito a cui stai pensando, o termini di pagamento non ancora concordati. Free guarda 90 giorni avanti, Pro un anno, Business e Premium due anni.

23. Campi personalizzati

I campi personalizzati (Business) aggiungono le tue proprietà ad articoli, documenti, clienti e righe dei documenti — tipizzati, anche obbligatori, visibili negli elenchi e sui documenti stampati. Ritirare un campo lo nasconde ovunque, ma conserva ogni valore salvato.