Перші кроки

1. Створіть обліковий запис і компанію

Відкрийте застосунок, зареєструйтеся з електронною поштою й створіть компанію. Компанія (ваша організація) — це хмарний відповідник одного файлу Invent.mdb: усі ваші товари, документи й залишки зберігаються в ній. Одразу задайте валюту й кількість десяткових знаків.

2. Додайте склади й команду

У Налаштування → Місця зберігання додайте кожен склад, магазин чи комору. Запас ведеться за місцем зберігання, і між місцями можна переміщувати товар. У Налаштування → Команда запросіть колег електронною поштою й дайте кожному роль: Власник, Адмін, Менеджер, Продажі, Склад або Лише каса.

3. Додайте або імпортуйте товари

У розділі Товари створюйте товари й послуги. Кожен товар має код, описи, собівартість, прайсову й продажну ціну (вручну або розраховану через націнку / маржу / знижку від прайсу), штрихкод, відділ, мінімальний, цільовий і максимальний рівні дозамовлення та основного постачальника.

Маєте таблицю? Натисніть Імпорт, завантажте файл CSV або Excel і зіставте стовпці. Дублікати (за кодом товару) пропускаються, тож імпорт можна безпечно повторити.

4. Оприбуткуйте початковий запас

Щоб завантажити кількості, які вже є, створіть Надходження товару (у Прийманні) без постачальника — це ваш початковий залишок. Після схвалення товар з'являється на складі, і для кожного товару встановлюється собівартість.

5. Закупівлі й приймання

1. Створіть Замовлення на закупівлю для постачальника й схваліть його — кількості з'являться в Запасах як замовлені.
2. Коли товар надійде, відкрийте замовлення й натисніть Прийняти →. Змініть кількості для часткової поставки; кожен рядок замовлення показує, скільки вже прийнято.
3. На Панелі кнопка Створити замовлення на закупівлю готує чернетки замовлень для всього, що нижче точки дозамовлення, згрупованих за основним постачальником.

6. Продажі

Класичний процес із перетворенням одним кліком на кожному кроці:

1. Кошторис → перетворіть на замовлення на продаж або одразу на рахунок.
2. Замовлення на продаж резервує запас (не списуючи його) і перетворюється на рахунок.
3. Рахунок / Чек продажу списує запас; надішліть його електронною поштою як вкладення або роздрукуйте.
4. Фіксуйте Платежі — один платіж може закрити кілька рахунків; підтримуються часткові платежі й аванси на рахунку клієнта, а виписки показують поточне сальдо.

Каса

Відкрийте Касу — сенсорний касовий екран на весь екран: торкайтеся товарів у сітці відділів, скануйте USB-сканером чи камерою, приймайте готівку (з решткою) або картку й друкуйте чек. Кожен продаж одразу оновлює запас.

7. Схвалення кошторисів онлайн

Дайте клієнтам схвалювати кошториси самостійно — без входу в систему. Відкрийте схвалений Кошторис і натисніть Поділитися, щоб створити приватне посилання. Клієнт відкриває його, переглядає кошторис і натискає Прийняти або Відхилити. Прийняття фіксує, хто й коли схвалив, і автоматично створює замовлення на продаж із кошторису. Натисніть Скасувати доступ, щоб будь-коли відкликати посилання.

8. Виробничі завдання (комплекти)

Для продукції, яку ви виготовляєте: встановіть тип товару Складський комплект і задайте його специфікацію на сторінці товару. Створіть Виробниче завдання на потрібну кількість — після схвалення компоненти списуються, а готові комплекти надходять на склад за розрахованою собівартістю виготовлення.

9. Звіти й етикетки

Готові звіти охоплюють залишки, оцінку запасів, дозамовлення, надлишки, продажі й закупівлі за товаром або контрагентом, а також старіння дебіторської й кредиторської заборгованості — кожен можна експортувати в CSV. Щоб надрукувати полицеві чи товарні етикетки, виберіть товари в списку Товари й натисніть Друк штрихкод-етикеток (три розміри аркуша). Формат визначається для кожного товару: коректний 13-значний код друкується як EAN-13, 12-значний — як UPC-A, а все інше — як Code 128.

Потрібно те, чого немає в готових звітах? Перейдіть у Власний конструктор: виберіть джерело даних, стовпці, додайте фільтри й запустіть. Зберігайте звіти з назвою, щоб запускати їх знову, і використовуйте Експорт CSV.

10. Друк, PDF і брендування

Кожен документ можна надрукувати, зберегти як PDF, створений на сервері, або надіслати електронною поштою. У Налаштування → Брендування документів додайте логотип, кольори й нижній колонтитул, які з'являються на всіх документах. Створюйте багаторазові шаблони друку, щоб визначити, як друкується кожен тип документа: перекладена назва (наприклад, FACTURA, Rechnung), назва податку (ПДВ / VAT), які стовпці видно, і формат паперу — A4 / Letter або термочек 58 мм / 80 мм. Виберіть шаблон під час друку.

11. Робота офлайн

Golden Inventory працює насамперед офлайн — після завантаження він працює й без з'єднання. Продажі, приймання, рахунки й каса працюють офлайн із даними, збереженими на пристрої; кожна зміна потрапляє в локальну чергу з тимчасовим номером і показує позначку очікують на індикаторі стану. Коли з'єднання повертається, черга відправляється автоматично, а тимчасові номери стають остаточними номерами документів.

12. Перехід із настільної версії Golden Inventory

Уже працюєте в класичній настільній версії? Відкрийте Налаштування → Імпорт із Golden Inventory і завантажте файл Invent.mdb. Ми імпортуємо місця зберігання, постачальників, клієнтів, товари, специфікації й початковий запас за один раз. Початковий запас надходить як чернетка надходження товару, яку ви перевіряєте й схвалюєте. Дублікати пропускаються, тож імпорт можна безпечно повторити.

13. Автоматичне дозамовлення

Відкрийте Дозамовлення в бічній панелі — один екран зі списком усіх товарів нижче мінімуму, згрупованих за основним постачальником, із запропонованою кількістю, розрахованою з цільового рівня, залишку й відкритих замовлень на закупівлю. Змініть кількості, зніміть позначки з непотрібних рядків і натисніть Створити чернетки замовлень — по одному замовленню на кожного постачальника з'явиться серед ваших чернеток для перевірки й схвалення.

14. Роботи й облік послуг

У кошторисах, замовленнях на продаж і рахунках натисніть + Додати роботу, щоб вставити рядок робіт. Виберіть послугу для ставки, введіть години й ім'я техніка. Рядки робіт рахуються як години × ставка, зберігаються під час перетворень і друкуються з іменем техніка в документі. Звіт Роботи за техніками показує виручку й години кожного техніка за будь-який період.

15. Прийняття кошторису по рядках

Коли ділитеся кошторисом, позначте Дозволити клієнту приймати окремі рядки. Публічна сторінка прийняття показує прапорець біля кожного рядка — клієнт вибирає, що йому потрібно, і лише прийняті рядки стають замовленням на продаж. Залиште опцію вимкненою, щоб приймати всі рядки, як раніше. Стан «прийнято» чи «відхилено» кожного рядка записується в кошторис.

16. Платіжні термінали

Зареєструйте свої термінали — SumUp, Viva.com, Stripe, Zettle або пристрій вашого банку — у Налаштування → Команда та доступ → Платіжні термінали. На касі виберіть Картка, потім термінал і введіть код чека або авторизації в поле посилання — він з'явиться в записі платежу й на чеках. Звіт Підсумок дня дає закриття каси (Z-звіт / Kassenbericht) за способами оплати.

17. Облік серійних номерів і партій

На сторінці редагування товару встановіть облік Серійний номер або Партія. Приймання створює записи партій чи серійних номерів із необов'язковою датою придатності; продаж із розподілом за партіями списує запас кожної партії за FEFO (першим — те, що раніше спливає). Функція Знайти серійний номер показує для серійного номера поточне місце, документ приймання й останній продаж. Список Партії, що спливають показує партії, у яких термін придатності закінчується в заданому вікні днів.

18. Калькуляція рецептів і автоматичне списання

Для комплектів, що є рецептами чи наборами страв, увімкніть Автоматичне списання і задайте % виходу для кожного компонента в специфікації. Коли ви продаєте комплект — на касі чи за рахунком — інгредієнти специфікації автоматично списуються із запасу замість обліку самого комплекту. Скасуйте продаж — і запас інгредієнтів відновиться. Собівартість специфікації на сторінці товару показує вартість рецепта на одиницю з урахуванням втрат на виході.

19. Обладнання й автомобілі клієнтів

Увімкніть Облік обладнання клієнтів у Налаштуваннях, щоб прив'язувати автомобілі, обладнання чи машини до кошторисів, замовлень на продаж і рахунків. Для кожного об'єкта зберігаються марка, модель, ідентифікатор (номерний знак / VIN / серійний номер) і показник лічильника (пробіг, мотогодини). Історія обслуговування об'єкта показує кожен документ, у якому він згадується, — для автосервісів, монтажників кліматичної техніки й прокату обладнання.

20. Сторінки об'єктів, пошук і сповіщення

Кожен запис — товар, клієнт, документ, місце зберігання, обладнання, партія — має сторінку об'єкта: показники, розраховані наживо (залишок, доступно, зарезервовано, вартість, сума до сплати), усе, з чим він пов'язаний, і єдину стрічку подій зі схвалень, рухів запасу, платежів і перетворень. Поле пошуку у верхній панелі шукає по всіх одночасно.

Скринька сповіщень за розкладом перевіряє бізнес-правила — точку дозамовлення, мінімальний запас, надлишок, термін придатності партій, прострочені замовлення на закупівлю й кредитні ліміти клієнтів — і збирає в один список те, що потребує уваги. Порогові значення задаються для кожної компанії в Налаштування → Правила сповіщень; клієнт понад жорсткий кредитний ліміт блокується під час схвалення, а не лише отримує попередження. Тариф Business і вище.

21. Виконання оптових замовлень

Увімкніть Оптовий режим у Налаштуваннях: замовлення на продаж отримують обіцяну дату й пріоритет, запас отримує жорсткі резерви за складами, а доступно для обіцянки показує, що ви можете чесно пообіцяти саме зараз.

• Механізм розподілу — оцінює кожну комбінацію складів за відстанню, вартістю поділу, ризиком запізнення й зусиллями на комплектацію та показує, чому обраний план кращий за другий. Рядки, які ніщо не покриває, стають чернеткою переміщення.
• Комірки й завдання комплектації — задайте місця відбору й порядок обходу; екран комплектувальника показує по одному рядку, підтверджує скануванням, фіксує нестачі й працює офлайн.
• Відвантаження — заплановано → пакування → завантажено → у дорозі → доставлено, з перевізником як звичайним контактом і прикріпленим номером відстеження.
• Диспетчерська — кожне відкрите замовлення за етапом, з відсотком вчасних доставок, списком замовлень під ризиком і очікуваним часом прибуття, який можна простежити етап за етапом.

Тариф Business і вище.

22. ШІ-помічник, прогноз і симуляція

На тарифі Premium ставте запитання про власний бізнес звичайною мовою. Помічник вмикається за бажанням: ніщо не залишає вашу компанію, доки ви не дасте згоду в Налаштування → ШІ, і ви можете використовувати власний ключ постачальника. Він читає з вашими правами, ніколи не бачить сирих контактних чи платіжних даних і може запропонувати чернетку замовлення на закупівлю, переміщення, документа чи рівня дозамовлення — яку ви підтверджуєте, перш ніж щось буде записано. Він не може схвалювати, платити, скасовувати чи видаляти.

Прогноз (Pro і вище) розраховує попит за вашою власною історією продажів: дату закінчення запасу, кількість до замовлення й позначку довіри для кожного показника. На сторінці Планування він пропонує рівні дозамовлення й датований план закупівель.

Симулятор (на кожному тарифі) прокручує вашу компанію вперед день за днем на основі записів, які вже є в системі: замовлень на закупівлю й на продаж, повторюваних документів і запланованих платежів. Товар надходить і відвантажується у свої дати, гроші рухаються за умовами оплати кожного контрагента, а симуляція купує те, чого потребує низький запас. Ви отримуєте рух грошових коштів, звіт про прибутки й збитки, закупівлі, які треба зробити, і список попереджень; натисніть на показник, щоб побачити події за ним. Симуляція не змінює жодного запису. Увімкніть Враховувати припущення, щоб додати витрату, дохід чи кредит, про які ви думаєте, або умови оплати, які ще не погоджені. Free дивиться на 90 днів уперед, Pro — на рік, Business і Premium — на два роки.

23. Власні поля

Власні поля (Business) додають ваші властивості до товарів, документів, клієнтів і рядків документів — з типом, за потреби обов'язкові, видимі в списках і на надрукованих документах. Виведене з ужитку поле зникає скрізь, але кожне збережене значення залишається.