Premiers pas

1. Créer votre compte et votre entreprise

Ouvrez l'application, inscrivez-vous avec votre e-mail, puis créez une entreprise. Une entreprise (votre organisation) est l'équivalent dans le cloud d'un fichier Invent.mdb — tous vos articles, documents et stocks s'y trouvent. Réglez la devise et le nombre de décimales dès le départ.

2. Ajouter entrepôts et équipe

Dans Paramètres → Emplacements, ajoutez chaque entrepôt, magasin ou réserve. Le stock est suivi par emplacement, et vous pouvez transférer de l'un à l'autre. Dans Paramètres → Équipe, invitez vos collègues par e-mail et donnez à chacun un rôle : Propriétaire, Admin, Gestionnaire, Ventes, Entrepôt ou Caisse uniquement.

3. Ajouter ou importer des articles

Dans Articles, créez produits et services. Chaque article a un code, des descriptions, un coût, un prix catalogue et un prix de vente (saisi ou calculé par coefficient / marge / remise sur le catalogue), un code-barres, un rayon, des niveaux de réapprovisionnement minimum, cible et maximum, et un fournisseur préféré.

Vous avez un tableur ? Cliquez sur Importer, envoyez un fichier CSV ou Excel et associez vos colonnes. Les doublons (par code article) sont ignorés : vous pouvez relancer l'import sans risque.

4. Recevoir le stock initial

Pour charger les quantités que vous avez déjà, créez une Réception de marchandise (dans Réception) sans fournisseur — c'est votre stock d'ouverture. Sa validation met le stock en rayon et fixe le coût de chaque article.

5. Achats et réception

1. Créez un Bon d'achat pour un fournisseur et validez-le — les quantités apparaissent comme commandées dans Stock.
2. À l'arrivée des marchandises, ouvrez la commande et cliquez sur Recevoir →. Ajustez les quantités en cas de livraison partielle ; chaque ligne de commande suit ce qui a déjà été reçu.
3. Depuis le Tableau de bord, le bouton Créer un bon de commande prépare des brouillons de commandes pour tout ce qui est sous le seuil de réapprovisionnement, regroupés par fournisseur préféré.

6. Ventes

Le parcours classique, avec conversion en un clic à chaque étape :

1. Devis → à convertir en commande client ou directement en facture.
2. La commande client réserve le stock (sans le sortir) et se convertit en facture.
3. La Facture / le Reçu de vente sort le stock ; envoyez-le par e-mail en pièce jointe ou imprimez-le.
4. Enregistrez les Paiements — un paiement peut régler plusieurs factures ; les paiements partiels et les avoirs en compte sont gérés, et les relevés affichent un solde courant.

Point de vente

Ouvrez la Caisse pour une caisse tactile en plein écran : touchez les articles dans la grille des rayons, scannez avec un lecteur USB ou la caméra, encaissez en espèces (avec rendu de monnaie) ou par carte, et imprimez le ticket. Chaque vente met le stock à jour immédiatement.

7. Validation des devis en ligne

Laissez vos clients valider eux-mêmes les devis — sans connexion. Ouvrez un Devis validé et cliquez sur Partager pour créer un lien privé. Le client l'ouvre, relit le devis et clique sur Accepter ou Refuser. L'acceptation enregistre qui a validé et quand, et crée automatiquement une commande client à partir du devis. Utilisez Ne plus partager pour révoquer le lien à tout moment.

8. Ordres de fabrication (ensembles)

Pour les produits que vous fabriquez : réglez le type de l'article sur Ensemble de stock, puis définissez sa nomenclature sur la fiche article. Créez un Ordre de fabrication pour la quantité à produire — sa validation consomme les composants et entre les ensembles finis en stock à leur coût de fabrication calculé.

9. Rapports et étiquettes

Les rapports fixes couvrent le stock disponible, la valorisation, le réapprovisionnement, le surstock, les ventes et achats par article ou par tiers, et l'échéancier clients et fournisseurs — chacun exportable en CSV. Pour imprimer des étiquettes de rayon ou de produit, sélectionnez des articles dans la liste Articles et cliquez sur Imprimer les étiquettes (trois formats de planche). Le format est détecté par article : un code valide à 13 chiffres s'imprime en EAN-13, un code à 12 chiffres en UPC-A, et tout le reste en Code 128.

Besoin de quelque chose que les rapports fixes ne couvrent pas ? Passez au Constructeur libre : choisissez une source de données, vos colonnes, ajoutez des filtres et lancez. Enregistrez des rapports nommés pour les relancer, et utilisez Exporter CSV.

10. Impression, PDF et image de marque

Chaque document peut être imprimé, enregistré en PDF généré sur le serveur ou envoyé par e-mail. Dans Paramètres → Marque du document, ajoutez votre logo, vos couleurs et un pied de page qui apparaissent sur tous les documents. Créez des modèles d'impression réutilisables pour régler l'impression de chaque type de document : un titre traduit (p. ex. FACTURA, Rechnung), le libellé de taxe (TVA / IVA), les colonnes affichées et le format de papier — A4 / Letter ou un ticket thermique 58 mm / 80 mm. Choisissez le modèle au moment d'imprimer.

11. Travailler hors ligne

Golden Inventory fonctionne d'abord hors ligne — une fois chargé, il continue sans connexion. Ventes, réception, facturation et caisse fonctionnent hors ligne avec les données en cache sur l'appareil ; chaque modification part dans une boîte d'envoi locale avec un numéro provisoire et affiche un badge en attente sur l'indicateur d'état. À la reconnexion, la file se vide automatiquement et les numéros provisoires deviennent des numéros de document définitifs.

12. Migrer depuis Golden Inventory version bureau

Vous utilisez déjà l'application bureau classique ? Allez dans Paramètres → Import depuis Golden Inventory et envoyez votre fichier Invent.mdb. Nous importons emplacements, fournisseurs, clients, articles, nomenclatures et stock initial en une seule fois. Le stock initial arrive comme brouillon de réception de marchandise, à relire et valider. Les doublons sont ignorés : vous pouvez relancer sans risque.

13. Réapprovisionnement automatique

Ouvrez Réapprovisionner dans la barre latérale — un seul écran qui liste chaque article sous son minimum, regroupé par fournisseur préféré, avec une quantité suggérée calculée à partir de la cible, du stock disponible et des commandes d'achat ouvertes. Modifiez les quantités, décochez les lignes inutiles et cliquez sur Créer les brouillons de commande — une commande d'achat par fournisseur arrive dans vos brouillons, à relire et valider.

14. Main-d'œuvre et facturation de services

Sur les devis, commandes client et factures, cliquez sur + Ajouter main-d'œuvre pour insérer une ligne de main-d'œuvre. Choisissez un article de service pour le taux, saisissez les heures et le nom du technicien. Les lignes de main-d'œuvre se facturent en heures × taux, survivent aux conversions et s'impriment avec le technicien sur le document. Le rapport Main-d'œuvre par technicien affiche le chiffre d'affaires et les heures par technicien sur n'importe quelle période.

15. Acceptation des devis ligne par ligne

Au partage d'un devis, cochez Permettre au client d'accepter certaines lignes. La page publique d'acceptation affiche une case à côté de chaque ligne — le client choisit ce qu'il veut, et seules les lignes acceptées deviennent la commande client. Laissez l'option désactivée pour accepter toutes les lignes comme avant. L'état accepté ou refusé de chaque ligne est enregistré sur le devis.

16. Terminaux de paiement

Enregistrez vos terminaux — SumUp, Viva.com, Stripe, Zettle ou l'appareil de votre banque — dans Paramètres → Équipe & accès → Terminaux de paiement. À la caisse, choisissez Carte, sélectionnez le terminal et saisissez son code de ticket ou d'autorisation dans le champ de référence — il figure sur l'enregistrement du paiement et sur les tickets. Le rapport Synthèse du jour donne la clôture de caisse (rapport Z / Kassenbericht) par mode de paiement.

17. Suivi des numéros de série et des lots

Sur la page de modification de l'article, réglez le suivi sur Série ou Lot. La réception crée des lots ou numéros de série avec une date de péremption facultative ; une vente avec affectation de lots sort le stock de chaque lot en FEFO (premier périmé, premier sorti). Utilisez Chercher un numéro de série pour retrouver l'emplacement actuel, la réception et la dernière vente d'un numéro de série. La liste Lots à échéance montre les lots qui arrivent à péremption dans le nombre de jours de votre choix.

18. Coût des recettes et consommation automatique

Pour les ensembles qui représentent des recettes ou des kits repas, activez la Consommation automatique et fixez le % rendement de chaque composant dans la nomenclature. Quand vous vendez l'ensemble — à la caisse ou par facture — les ingrédients de la nomenclature sortent automatiquement du stock, au lieu de suivre l'ensemble lui-même. Annulez la vente et le stock des ingrédients est rétabli. Consultez le Coût de nomenclature sur la fiche article pour le coût unitaire de la recette, pertes de rendement comprises.

19. Équipements et véhicules des clients

Activez Suivre les équipements des clients dans les Paramètres pour rattacher véhicules, appareils ou machines aux devis, commandes client et factures. Chaque équipement enregistre marque, modèle, identifiant (immatriculation / VIN / numéro de série) et un relevé de compteur (kilométrage, heures de fonctionnement). L'Historique d'entretien de l'équipement liste chaque document où il apparaît — conçu pour les garages, les chauffagistes et climaticiens, et la location de matériel.

20. Fiches objet, recherche et alertes

Chaque enregistrement — article, client, document, emplacement, équipement, lot — a une fiche objet : des chiffres calculés en direct (en stock, disponible, réservé, valeur, solde dû), tout ce qui y est lié, et une chronologie unique des validations, mouvements de stock, paiements et conversions. Le champ de recherche de la barre du haut les parcourt tous à la fois.

La boîte d'alertes exécute des règles métier à intervalles réguliers — seuil de réapprovisionnement, stock minimum, surstock, péremption des lots, commandes d'achat en retard et plafonds de crédit clients — et réunit dans une liste ce qui demande votre attention. Les seuils se règlent par entreprise dans Paramètres → Règles d'alerte ; un client au-delà d'un plafond de crédit strict est bloqué à la validation, pas seulement averti. Offre Business et supérieures.

21. Préparation des commandes de gros

Activez le Mode grossiste dans les Paramètres : les commandes client reçoivent une date promise et une priorité, le stock reçoit des réservations fermes par entrepôt, et le disponible à promettre devient ce que vous pouvez honnêtement engager dès maintenant.

• Moteur d'affectation — évalue chaque combinaison d'entrepôts selon la distance, le coût du fractionnement, le risque de retard et l'effort de préparation, et montre pourquoi le plan retenu bat le second. Les lignes que rien ne couvre deviennent un brouillon de transfert.
• Casiers et tâches de préparation — définissez les emplacements de prélèvement et leur ordre de passage ; l'écran du préparateur montre une ligne à la fois, confirme par scan, enregistre les manquants et fonctionne hors ligne.
• Expéditions — planifiée → en préparation → chargée → en transit → livrée, avec le transporteur comme simple fiche contact et la référence de suivi rattachée.
• Tour de contrôle — chaque commande ouverte par étape, avec un taux de ponctualité, une liste des commandes à risque et une heure d'arrivée estimée lisible étape par étape.

Offre Business et supérieures.

22. Assistant IA, prévision et simulation

Avec Premium, posez des questions sur votre propre activité en langage courant. L'assistant est facultatif : rien ne quitte votre entreprise tant que vous n'avez pas donné votre accord dans Paramètres → IA, et vous pouvez utiliser votre propre clé de fournisseur. Il lit avec vos autorisations, ne voit jamais les coordonnées ni les données de paiement brutes, et peut proposer en brouillon une commande d'achat, un transfert, un document ou un niveau de réapprovisionnement — que vous confirmez avant toute écriture. Il ne peut ni valider, ni payer, ni annuler, ni supprimer.

La prévision (Pro et supérieures) projette la demande à partir de votre propre historique de ventes : date de rupture, quantité à commander et un indice de confiance sur chaque chiffre. Sur la page Planification, elle propose des niveaux de réapprovisionnement et un plan d'achat daté.

Le Simulateur (toutes les offres) fait avancer votre entreprise jour après jour à partir des enregistrements déjà présents : commandes d'achat et commandes client, documents récurrents et paiements prévus. Les marchandises arrivent et partent à leurs dates, l'argent circule selon les conditions de paiement de chaque contact, et la simulation achète ce qu'un stock bas demande. Vous obtenez un tableau de trésorerie, un compte de résultat, les achats à passer et une liste d'avertissements ; cliquez sur un chiffre pour voir les événements qui le composent. La simulation ne modifie aucun enregistrement. Activez Inclure les hypothèses pour ajouter une dépense, une recette ou un emprunt que vous envisagez, ou des conditions de paiement pas encore convenues. Free regarde 90 jours en avant, Pro un an, Business et Premium deux ans.

23. Champs personnalisés

Les champs personnalisés (Business) ajoutent vos propres propriétés aux articles, documents, clients et lignes de document — typés, obligatoires si besoin, affichés dans les listes et sur les documents imprimés. Retirer un champ le masque partout mais conserve chaque valeur enregistrée.