Primeros pasos

1. Crea tu cuenta y tu empresa

Abre la aplicación, regístrate con tu correo y crea una empresa. Una empresa (tu organización) equivale en la nube a un archivo Invent.mdb — todos tus artículos, documentos y existencias están dentro. Define la moneda y los decimales desde el principio.

2. Añade almacenes y equipo

En Configuración → Ubicaciones, añade cada almacén, tienda o trastero. El stock se lleva por ubicación y puedes hacer traspasos entre ellas. En Configuración → Equipo, invita a tus compañeros por correo y dale a cada uno un rol: Propietario, Admin, Gerente, Ventas, Almacén o Solo TPV.

3. Añade o importa artículos

En Artículos, crea productos y servicios. Cada artículo tiene un código, descripciones, coste, precio de tarifa y de venta (manual o calculado por recargo / margen / descuento sobre tarifa), un código de barras, un departamento, niveles de reposición mínimo, objetivo y máximo, y un proveedor preferido.

¿Tienes una hoja de cálculo? Pulsa Importar, sube un archivo CSV o Excel y asigna tus columnas. Los duplicados (por código de artículo) se omiten, así que puedes repetir la importación sin riesgo.

4. Recibe el stock inicial

Para cargar las cantidades que ya tienes, crea una Recepción de mercancía (en Recepción) sin proveedor — ese es tu saldo inicial. Al aprobarla, el stock queda disponible y se fija el coste de cada artículo.

5. Compras y recepción

1. Crea una Orden de compra para un proveedor y apruébala — las cantidades aparecen como pedidas en Stock.
2. Cuando llegue la mercancía, abre la orden y pulsa Recibir →. Ajusta las cantidades si la entrega es parcial; cada línea de la orden muestra cuánto se ha recibido.
3. Desde el Panel, el botón Crear orden de compra prepara borradores de órdenes para todo lo que esté por debajo de su punto de pedido, agrupados por proveedor preferido.

6. Ventas

El flujo clásico, con conversión en un clic en cada paso:

1. Presupuesto → conviértelo en un pedido de venta o directamente en una factura.
2. El Pedido de venta reserva stock (sin descontarlo) y se convierte en factura.
3. La Factura / el Recibo de venta descuenta el stock; envíalo por correo como adjunto o imprímelo.
4. Registra Pagos — un pago puede saldar varias facturas; se admiten pagos parciales y saldo a cuenta, y los extractos muestran el saldo acumulado.

Punto de venta

Abre el TPV para una caja táctil a pantalla completa: toca artículos en la cuadrícula de departamentos, escanea con un lector USB o con la cámara, cobra en efectivo (con cambio) o con tarjeta e imprime el ticket. Cada venta actualiza el stock al instante.

7. Aprobación de presupuestos en línea

Deja que los clientes aprueben ellos mismos los presupuestos — sin iniciar sesión. Abre un Presupuesto aprobado y pulsa Compartir para crear un enlace privado. El cliente lo abre, revisa el presupuesto y pulsa Aceptar o Rechazar. La aceptación registra quién lo aprobó y cuándo, y crea automáticamente un pedido de venta a partir del presupuesto. Usa Dejar de compartir para anular el enlace cuando quieras.

8. Órdenes de trabajo (conjuntos)

Para los productos que fabricas: pon el tipo del artículo en Conjunto de inventario y define su lista de materiales en la página del artículo. Crea una Orden de trabajo para la cantidad a fabricar — al aprobarla se consumen los componentes y los conjuntos terminados entran en stock a su coste de fabricación calculado.

9. Informes y etiquetas

Los informes fijos cubren stock disponible, valoración, reposición, exceso de stock, ventas y compras por artículo o contacto, y antigüedad de cobros y pagos — todos exportables a CSV. Para imprimir etiquetas de estante o de producto, selecciona artículos en la lista Artículos y pulsa Imprimir etiquetas (tres tamaños de hoja). El formato se detecta por artículo: un código válido de 13 dígitos se imprime como EAN-13, uno de 12 dígitos como UPC-A y todo lo demás como Code 128.

¿Necesitas algo que los informes fijos no cubren? Cambia al Constructor propio: elige una fuente de datos, las columnas, añade filtros y ejecútalo. Guarda informes con nombre para repetirlos y usa Exportar CSV.

10. Impresión, PDF y marca

Cada documento se puede imprimir, guardar como PDF generado en el servidor o enviar por correo. En Configuración → Marca del documento, añade tu logotipo, colores y un pie que aparecen en todos los documentos. Crea plantillas de impresión reutilizables para decidir cómo se imprime cada tipo de documento: un título traducido (p. ej. FACTURA, Rechnung), la etiqueta del impuesto (IVA / VAT), qué columnas aparecen y el formato de papel — A4 / Carta o un ticket térmico de 58 mm / 80 mm. Elige la plantilla al imprimir.

11. Trabajar sin conexión

Golden Inventory funciona primero sin conexión — una vez cargado, sigue trabajando sin red. Ventas, recepción, facturación y TPV funcionan sin conexión con los datos guardados en el dispositivo; cada cambio entra en una bandeja de salida local con un número provisional y muestra la insignia pendiente en el indicador de estado. Al volver la conexión, la cola se vacía sola y los números provisionales pasan a ser números de documento definitivos.

12. Migrar desde Golden Inventory de escritorio

¿Ya usas la aplicación de escritorio clásica? Ve a Configuración → Importar desde Golden Inventory y sube tu archivo Invent.mdb. Importamos ubicaciones, proveedores, clientes, artículos, listas de materiales y stock inicial de una sola vez. El stock inicial llega como borrador de recepción de mercancía para que lo revises y lo apruebes. Los duplicados se omiten, así que puedes repetirlo sin riesgo.

13. Reposición automática

Abre Reponer en la barra lateral — una sola pantalla con todos los artículos por debajo de su mínimo, agrupados por proveedor preferido, con una cantidad sugerida calculada a partir del objetivo, el stock disponible y las órdenes de compra abiertas. Ajusta las cantidades, desmarca las líneas que no necesites y pulsa Crear borradores de órdenes — una orden de compra por proveedor llega a tus borradores para revisarla y aprobarla.

14. Mano de obra y facturación de servicios

En presupuestos, pedidos de venta y facturas, pulsa + Añadir mano de obra para insertar una línea de mano de obra. Elige un artículo de servicio para la tarifa e introduce las horas y el nombre del técnico. Las líneas de mano de obra se facturan como horas × tarifa, se conservan en las conversiones y se imprimen con el técnico en el documento. El informe Mano de obra por técnico muestra ingresos y horas por técnico en cualquier periodo.

15. Aceptación de presupuestos por línea

Al compartir un presupuesto, marca Permitir que el cliente acepte líneas individuales. La página pública de aceptación muestra una casilla junto a cada línea — el cliente elige lo que quiere y solo las líneas aceptadas pasan al pedido de venta. Deja la opción desactivada para aceptar todas las líneas como antes. El estado aceptado o rechazado de cada línea queda registrado en el presupuesto.

16. Terminales de tarjeta

Registra tus terminales — SumUp, Viva.com, Stripe, Zettle o el dispositivo de tu banco — en Configuración → Equipo y acceso → Terminales de tarjeta. En el TPV, elige Tarjeta, selecciona el terminal y escribe su código de recibo o de autorización en el campo de referencia — aparece en el registro del pago y en los tickets. El informe Resumen del día da el cierre de caja (informe Z / Kassenbericht) agrupado por forma de pago.

17. Números de serie y lotes

En la página de edición del artículo, pon su seguimiento en Serie o Lote. La recepción crea registros de lote o de serie con fecha de caducidad opcional; una venta con asignación de lotes descuenta el stock de cada lote por FEFO (primero lo que caduca antes). Usa Buscar número de serie para seguir un número de serie hasta su ubicación actual, su recepción y su última venta. La lista Lotes que caducan muestra los lotes que caducan dentro del plazo de días que elijas.

18. Escandallo de recetas y descuento automático

Para conjuntos que representan recetas o kits de comida, activa Descuento automático y fija el % rendimiento de cada componente en la lista de materiales. Al vender el conjunto — en el TPV o con factura — los ingredientes de la lista se descuentan del stock automáticamente, en lugar de llevar stock del conjunto. Si anulas la venta, el stock de los ingredientes se restaura. Consulta el Coste de la lista de materiales en la página del artículo para ver el coste por unidad de la receta, incluida la merma según el rendimiento.

19. Activos y vehículos de clientes

Activa Seguir activos de clientes en Configuración para vincular vehículos, equipos o máquinas a presupuestos, pedidos de venta y facturas. Cada activo guarda marca, modelo, identificador (matrícula / VIN / número de serie) y una lectura de contador (kilometraje, horas de funcionamiento). El Historial de servicio del activo lista cada documento en el que aparece — pensado para talleres, instaladores de climatización y alquiler de equipos.

20. Páginas de objeto, búsqueda y alertas

Cada registro — artículo, cliente, documento, ubicación, activo, lote — tiene una página de objeto: cifras calculadas al momento (disponible, libre, reservado, valor, saldo pendiente), todo lo que está conectado con él y una única cronología de aprobaciones, movimientos de stock, pagos y conversiones. El cuadro de búsqueda de la barra superior los abarca todos a la vez.

La bandeja de alertas ejecuta reglas de negocio de forma programada — punto de pedido, stock mínimo, exceso de stock, caducidad de lotes, órdenes de compra retrasadas y límites de crédito de clientes — y reúne en una lista lo que requiere atención. Los umbrales se fijan por empresa en Configuración → Reglas de alerta; un cliente por encima de un límite de crédito estricto queda bloqueado en la aprobación, no solo avisado. Plan Business y superiores.

21. Preparación de pedidos mayoristas

Activa el Modo mayorista en Configuración: los pedidos de venta ganan una fecha comprometida y una prioridad, el stock gana reservas firmes por almacén, y lo disponible para comprometer pasa a ser lo que puedes prometer de verdad ahora mismo.

• Motor de asignación — evalúa cada combinación de almacenes según distancia, coste de dividir, riesgo de retraso y esfuerzo de preparación, y muestra por qué el plan elegido supera al segundo. Las líneas que nada cubre se convierten en un borrador de traspaso.
• Huecos y tareas de preparación — define los puntos de picking y su orden de recorrido; la pantalla del preparador muestra una línea cada vez, confirma con escaneo, registra faltas y funciona sin conexión.
• Envíos — planificado → embalando → cargado → en tránsito → entregado, con el transportista como un contacto más y la referencia de seguimiento adjunta.
• Torre de control — cada pedido abierto por etapa, con porcentaje de puntualidad, una lista de pedidos en riesgo y una hora estimada de llegada que puedes leer tramo a tramo.

Plan Business y superiores.

22. Asistente de IA, previsión y simulación

En Premium, haz preguntas sobre tu propio negocio en lenguaje natural. El asistente es opcional: nada sale de tu empresa hasta que das tu consentimiento en Configuración → IA, y puedes usar tu propia clave de proveedor. Lee con tus permisos, nunca ve datos de contacto ni de pago en bruto y puede proponer como borrador una orden de compra, un traspaso, un documento o un nivel de reposición — que tú confirmas antes de que se escriba nada. No puede aprobar, pagar, cancelar ni eliminar.

La previsión (Pro y superiores) proyecta la demanda a partir de tu propio historial de ventas: fecha de rotura de stock, cantidad a pedir y una etiqueta de confianza en cada cifra. En la página Planificación propone niveles de reposición y un plan de compras con fechas.

El Simulador (en todos los planes) hace avanzar tu empresa día a día a partir de los registros que ya están en el sistema: órdenes de compra y pedidos de venta, documentos recurrentes y pagos previstos. La mercancía llega y sale en sus fechas, el dinero se mueve según las condiciones de pago de cada contacto y la simulación compra lo que un stock bajo necesita. Obtienes un flujo de caja, una cuenta de resultados, las compras que hay que hacer y una lista de avisos; pulsa una cifra para ver los eventos que hay detrás. La simulación no cambia ningún registro. Activa Incluir hipótesis para añadir un gasto, un ingreso o un préstamo que estás pensando, o condiciones de pago que aún no has acordado. Free mira 90 días hacia delante, Pro un año, Business y Premium dos años.

23. Campos personalizados

Los campos personalizados (Business) añaden tus propias propiedades a artículos, documentos, clientes y líneas de documento — con tipo, opcionalmente obligatorios, visibles en listas y en los documentos impresos. Retirar un campo lo oculta en todas partes, pero conserva cada valor guardado.