Primeiros passos

1. Crie a sua conta e a empresa

Abra a aplicação, registe-se com o seu email e crie uma empresa. Uma empresa (a sua organização) é, na nuvem, o equivalente a um ficheiro Invent.mdb — todos os seus artigos, documentos e stock estão lá dentro. Defina a moeda e as casas decimais logo no início.

2. Adicione armazéns e a equipa

Em Definições → Locais, adicione cada armazém, loja ou arrecadação. O stock é controlado por local, e pode transferir entre locais. Em Definições → Equipa, convide colegas por email e dê a cada um uma função: Proprietário, Admin, Gerente, Vendas, Armazém ou Só POS.

3. Adicione ou importe artigos

Em Artigos, crie produtos e serviços. Cada artigo tem um código, descrições, custo, preço de tabela e de venda (manual ou calculado por markup / margem / desconto sobre a tabela), um código de barras, um departamento, níveis de reposição mínimo, alvo e máximo, e um fornecedor preferido.

Tem uma folha de cálculo? Clique em Importar, carregue um ficheiro CSV ou Excel e associe as colunas. Os duplicados (por código de artigo) são ignorados, por isso pode repetir a importação em segurança.

4. Receba o stock inicial

Para carregar as quantidades que já tem, crie um Recebimento (em Receção) sem fornecedor — é o seu saldo inicial. Ao aprová-lo, o stock fica disponível e o custo de cada artigo é definido.

5. Compras e receção

1. Crie uma Ordem de compra para um fornecedor e aprove-a — as quantidades aparecem como encomendadas em Stock.
2. Quando a mercadoria chegar, abra a ordem e clique em Receber →. Ajuste as quantidades numa entrega parcial; cada linha da ordem mostra quanto já foi recebido.
3. No Painel, o botão Criar encomenda de compra prepara rascunhos de encomendas para tudo o que está abaixo do ponto de encomenda, agrupados por fornecedor preferido.

6. Vendas

O fluxo clássico, com conversão num clique em cada passo:

1. Orçamento → converta num pedido de venda ou diretamente numa fatura.
2. O Pedido de venda reserva stock (sem o abater) e converte-se em fatura.
3. A Fatura / o Recibo de venda abate o stock; envie-o por email como anexo ou imprima-o.
4. Registe Pagamentos — um pagamento pode liquidar várias faturas; são aceites pagamentos parciais e crédito em conta, e os extratos mostram o saldo acumulado.

Ponto de venda

Abra o POS para uma caixa tátil em ecrã inteiro: toque nos artigos na grelha de departamentos, leia com um leitor USB ou com a câmara, receba em dinheiro (com troco) ou cartão e imprima o talão. Cada venda atualiza o stock de imediato.

7. Aprovação de orçamentos online

Deixe os clientes aprovarem os orçamentos eles próprios — sem iniciar sessão. Abra um Orçamento aprovado e clique em Partilhar para criar um link privado. O cliente abre-o, revê o orçamento e clica em Aceitar ou Recusar. A aceitação regista quem aprovou e quando, e cria automaticamente um pedido de venda a partir do orçamento. Use Deixar de partilhar para anular o link a qualquer momento.

8. Ordens de produção (conjuntos)

Para os produtos que fabrica: defina o tipo do artigo como Conjunto de inventário e crie a lista de materiais na página do artigo. Crie uma Ordem de produção para a quantidade a fabricar — ao aprová-la, os componentes são consumidos e os conjuntos acabados entram em stock ao custo de produção calculado.

9. Relatórios e etiquetas

Os relatórios fixos cobrem stock disponível, valorização, reposição, excesso de stock, vendas e compras por artigo ou contacto, e antiguidade de contas a receber e a pagar — todos exportáveis para CSV. Para imprimir etiquetas de prateleira ou de produto, selecione artigos na lista Artigos e clique em Imprimir etiquetas (três tamanhos de folha). O formato é detetado por artigo: um código válido de 13 dígitos imprime como EAN-13, um de 12 dígitos como UPC-A e tudo o resto como Code 128.

Precisa de algo que os relatórios fixos não cobrem? Mude para o Construtor próprio: escolha uma fonte de dados, as colunas, adicione filtros e execute. Guarde relatórios com nome para os repetir e use Exportar CSV.

10. Impressão, PDF e marca

Cada documento pode ser impresso, guardado como PDF gerado no servidor ou enviado por email. Em Definições → Marca do documento, adicione o logótipo, as cores e um rodapé que aparecem em todos os documentos. Crie modelos de impressão reutilizáveis para decidir como cada tipo de documento é impresso: um título traduzido (p. ex. FACTURA, Rechnung), a designação do imposto (IVA / VAT), que colunas aparecem e o formato do papel — A4 / Letter ou um talão térmico de 58 mm / 80 mm. Escolha o modelo ao imprimir.

11. Trabalhar offline

O Golden Inventory funciona primeiro offline — depois de carregado, continua a trabalhar sem ligação. Vendas, receção, faturação e POS funcionam offline com os dados guardados no dispositivo; cada alteração entra numa caixa de saída local com um número provisório e mostra o distintivo pendente no indicador de estado. Quando a ligação volta, a fila esvazia-se sozinha e os números provisórios passam a números de documento definitivos.

12. Migrar do Golden Inventory de secretária

Já usa a aplicação de secretária clássica? Vá a Definições → Importar do Golden Inventory e carregue o ficheiro Invent.mdb. Importamos locais, fornecedores, clientes, artigos, listas de materiais e stock inicial de uma só vez. O stock inicial chega como rascunho de recebimento para rever e aprovar. Os duplicados são ignorados, por isso pode repetir em segurança.

13. Reposição automática

Abra Repor na barra lateral — um único ecrã com todos os artigos abaixo do mínimo, agrupados por fornecedor preferido, com uma quantidade sugerida calculada a partir do alvo, do stock disponível e das ordens de compra em aberto. Ajuste as quantidades, desmarque as linhas de que não precisa e clique em Criar rascunhos de encomenda — uma ordem de compra por fornecedor chega aos seus rascunhos para rever e aprovar.

14. Mão de obra e faturação de serviços

Em orçamentos, pedidos de venda e faturas, clique em + Adicionar mão de obra para inserir uma linha de mão de obra. Escolha um artigo de serviço para a taxa e indique as horas e o nome do técnico. As linhas de mão de obra são faturadas como horas × taxa, mantêm-se nas conversões e são impressas com o técnico no documento. O relatório Mão de obra por técnico mostra receita e horas por técnico em qualquer período.

15. Aceitação de orçamentos por linha

Ao partilhar um orçamento, marque Permitir que o cliente aceite linhas individuais. A página pública de aceitação mostra uma caixa ao lado de cada linha — o cliente escolhe o que quer, e só as linhas aceites passam para o pedido de venda. Deixe a opção desligada para aceitar todas as linhas como antes. O estado aceite ou recusado de cada linha fica registado no orçamento.

16. Terminais de pagamento

Registe os seus terminais — SumUp, Viva.com, Stripe, Zettle ou o dispositivo do seu banco — em Definições → Equipe e acesso → Terminais de pagamento. No POS, escolha Cartão, selecione o terminal e escreva o código do talão ou de autorização no campo de referência — aparece no registo do pagamento e nos talões. O relatório Resumo do dia dá o fecho de caixa (relatório Z / Kassenbericht) agrupado por forma de pagamento.

17. Números de série e lotes

Na página de edição do artigo, defina o controlo como Série ou Lote. A receção cria registos de lote ou de série com data de validade opcional; uma venda com atribuição de lotes abate o stock de cada lote por FEFO (primeiro o que expira primeiro). Use Procurar número de série para seguir um número de série até ao local atual, à receção e à última venda. A lista Lotes a expirar mostra os lotes que expiram dentro do prazo de dias que escolher.

18. Custeio de receitas e baixa automática

Para conjuntos que representam receitas ou kits de refeição, ative a Baixa automática e defina a % rendimento de cada componente na lista de materiais. Quando vende o conjunto — no POS ou por fatura — os ingredientes da lista são abatidos do stock automaticamente, em vez de controlar o stock do conjunto. Se anular a venda, o stock dos ingredientes é reposto. Veja o Custo da lista de materiais na página do artigo para o custo por unidade da receita, incluindo a quebra segundo o rendimento.

19. Ativos e veículos de clientes

Ative Acompanhar ativos de clientes nas Definições para associar veículos, equipamentos ou máquinas a orçamentos, pedidos de venda e faturas. Cada ativo guarda marca, modelo, identificador (matrícula / VIN / número de série) e uma leitura de contador (quilometragem, horas de funcionamento). O Histórico de serviço do ativo lista todos os documentos em que aparece — feito para oficinas, instaladores de climatização e aluguer de equipamentos.

20. Páginas de objeto, pesquisa e alertas

Cada registo — artigo, cliente, documento, local, ativo, lote — tem uma página de objeto: valores calculados ao momento (em stock, disponível, reservado, valor, saldo em dívida), tudo aquilo a que está ligado e uma única cronologia de aprovações, movimentos de stock, pagamentos e conversões. A caixa de pesquisa na barra superior abrange todos ao mesmo tempo.

A caixa de alertas executa regras de negócio de forma agendada — ponto de encomenda, stock mínimo, excesso de stock, validade de lotes, ordens de compra atrasadas e limites de crédito de clientes — e reúne numa lista o que precisa de atenção. Os limiares definem-se por empresa em Definições → Regras de alerta; um cliente acima de um limite de crédito rígido é bloqueado na aprovação, e não apenas avisado. Plano Business e superiores.

21. Expedição grossista

Ative o Modo grossista nas Definições: os pedidos de venda ganham uma data prometida e uma prioridade, o stock ganha reservas firmes por armazém, e o disponível para prometer passa a ser o que pode honestamente comprometer agora.

• Motor de atribuição — avalia cada combinação de armazéns por distância, custo de divisão, risco de atraso e esforço de recolha, e mostra porque é que o plano escolhido venceu o segundo. As linhas que nada cobre tornam-se um rascunho de transferência.
• Posições e tarefas de recolha — defina as posições de recolha e a ordem do percurso; o ecrã do operador mostra uma linha de cada vez, confirma por leitura, regista faltas e funciona offline.
• Expedições — planeada → em embalagem → carregada → em trânsito → entregue, com a transportadora como um contacto comum e a referência de seguimento associada.
• Torre de controlo — cada encomenda em aberto por fase, com percentagem de cumprimento de prazos, uma lista de encomendas em risco e uma hora prevista de chegada que pode ler etapa a etapa.

Plano Business e superiores.

22. Assistente de IA, previsão e simulação

No Premium, faça perguntas sobre o seu próprio negócio em linguagem simples. O assistente é opcional: nada sai da sua empresa até dar consentimento em Definições → IA, e pode usar a sua própria chave de fornecedor. Lê com as suas permissões, nunca vê dados de contacto ou de pagamento em bruto e pode propor em rascunho uma ordem de compra, uma transferência, um documento ou um nível de reposição — que confirma antes de algo ser gravado. Não pode aprovar, pagar, cancelar nem eliminar.

A previsão (Pro e superiores) projeta a procura a partir do seu próprio histórico de vendas: data de rutura de stock, quantidade a encomendar e uma etiqueta de confiança em cada valor. Na página Planeamento propõe níveis de reposição e um plano de compras com datas.

O Simulador (em todos os planos) faz avançar a sua empresa dia a dia a partir dos registos que já estão no sistema: ordens de compra e pedidos de venda, documentos recorrentes e pagamentos previstos. A mercadoria chega e sai nas suas datas, o dinheiro move-se segundo as condições de pagamento de cada contacto, e a simulação compra o que um stock baixo precisa. Obtém um fluxo de caixa, uma demonstração de resultados, as compras a fazer e uma lista de avisos; clique num valor para ver os eventos por trás. A simulação não altera nenhum registo. Ative Incluir hipóteses para acrescentar uma despesa, uma receita ou um empréstimo em que está a pensar, ou condições de pagamento que ainda não acordou. O Free olha 90 dias à frente, o Pro um ano, o Business e o Premium dois anos.

23. Campos personalizados

Os campos personalizados (Business) acrescentam as suas próprias propriedades a artigos, documentos, clientes e linhas de documento — com tipo, opcionalmente obrigatórios, visíveis em listas e nos documentos impressos. Retirar um campo esconde-o em todo o lado, mas mantém cada valor guardado.