El negocio de Stefan Krause son mil promesas pequeñas: el quiosco recibe la cola el jueves, el hotel se lleva el lote de zumo con la fecha más fresca, la cafetería paga a 14 días y alguien tiene que acordarse. Ochocientas referencias, tres niveles de precio y un almacén donde cada paso que una carretilla no da es dinero.
Golden Inventory llegó como modo mayorista, y la aplicación se reorganizó alrededor del día: Pedidos, no «pedidos de venta»; Cuentas, no «clientes»; el TPV fuera del menú principal; y la planta del almacén —Preparación, Picking, Ubicación— con su propio sitio en la navegación.
07:30 — suenan los teléfonos
Doce pedidos antes del café. El quiosco paga tarifa, la cafetería tiene condiciones de mayorista, el contrato por volumen del hotel es su propio nivel: cada pedido se tarifa solo desde el nivel de la cuenta, y el precio pactado por palé es una excepción de línea. Cuando un pedido pide sesenta cajas y hay cuarenta en estantería, la línea muestra una etiqueta de pendiente y aun así se guarda: la venta es un hecho, la disponibilidad es un plan.
11:00 — el motor de asignación
El jefe de almacén abre el pedido aprobado y pulsa Planificar. El motor enumera cada combinación de almacenes, la puntúa contra el stock menos las reservas activas y muestra el ganador, el segundo al que ha batido y un motivo por línea. Aplicar coloca las reservas firmes —nada se retiene ni un segundo antes de esa pulsación— y encola la preparación: una tarea, líneas ordenadas según el recorrido que la carretilla hace de verdad.
13:00 — el recorrido
Un operario, un carro, una pasada de la A a la D. Cada confirmación escanea el artículo y verifica la ubicación: coger de la estantería de al lado es exactamente el error que esto atrapa. Dos lotes de zumo comparten hueco; FEFO ofrece primero la fecha más antigua. ¿Dieciocho cajas en la estantería frente a veinticuatro en la lista? Un faltante es un hecho, no un error: se registra en el momento en que ocurre y la torre de control replanifica la diferencia para la ruta de la tarde. Y cuando la cámara frigorífica mata el wifi a mitad del recorrido, tomar, confirmar y completar siguen funcionando en el dispositivo y se vacían de la cola en cuanto el operario recupera cobertura.
14:00 — el resto del día
Quince palés se traspasan al cross-dock para la ruta norte de mañana. Los pasillos se inventarían cuando están tranquilos, y la diferencia se contabiliza contra el stock vivo, no contra una foto fija. La pantalla de cobros genera extractos para las tres cuentas vencidas y aplica dos ingresos bancarios sobre cinco facturas: el saldo de cada factura se mueve a donde debe. Y la pantalla de reposición convierte los niveles de mañana en un pedido en borrador por proveedor, cerrando el círculo de vuelta al muelle.
17:00 — margen por grupo de cliente, contabilidad a fin de mes
El generador de informes responde a la pregunta que paga el alquiler: ¿qué margen dejó cada grupo de clientes este mes? El zumo próximo a caducar tiene su propia lista antes de convertirse en merma, el stock se agrega por ruta de ubicación hasta el almacén, y a fin de mes la exportación DATEV entrega al asesor cifras limpias: los costes de importación ya incorporados al coste del artículo, sin arqueología de hojas de cálculo.