O inventário de um clube costuma ser um quadro branco, e o quadro branco costuma estar errado. As tendas voltaram no domingo — três. O berbequim está «com alguém». O projetor foi emprestado para uma reunião da câmara em março e ninguém o viu desde então, o que só se nota na reunião da câmara seguinte.
O Golden Inventory chega em modo gestão de ativos: a aplicação abre no registo de equipamento em vez de um painel, os artigos chamam-se Ativos e consumíveis, as ordens de trabalho são Ordens de manutenção, e todo o lado comercial — faturas, POS, tabelas de preços — recolhe-se em «Mais». Um clube raramente vende alguma coisa.
Segunda 09:00 — o único número que interessa
O registo abre com quatro indicadores: disponíveis, entregues, em manutenção, em atraso. O último é o único número que o responsável de equipamento lê mesmo à segunda-feira. Hoje diz 1 — o projetor da sala de reuniões, fora desde a sessão da câmara, com devolução prevista há três dias, e a data impressa a vermelho ao lado do nome de quem o levou.
Terça — chega o treinador dos sub-17
Leva o equipamento da equipa e quatro bolas. São duas coisas diferentes, e a aplicação trata-as de forma diferente. O equipamento é um ativo: é-lhe entregue, com data de devolução, e o registo passa a mostrar o nome dele. As bolas são stock: saem da prateleira e a contagem de consumíveis desce. Um contador segue a custódia, o outro a quantidade. Confundir os dois é como os clubes acabam com 30 bolas «desaparecidas» sem saber se se perderam ou se foram simplesmente usadas.
Quarta — o gerador vai para a oficina
O gerador volta da praça do mercado com 1 180 horas, e a revisão das 500 horas está em atraso. É recebido, marcado como em manutenção, e o trabalho é escrito como ordem de manutenção sobre aquela máquina: um filtro, cinco litros de detergente e duas horas do funcionário de manutenção.
Aprová-la tira as peças do armazém e imputa o custo ao gerador. Nada é montado e nada é vendido — é simplesmente quanto custou manter esta máquina a funcionar, e agora está no registo da própria máquina.
Quinta — a carrinha e a inspeção
A carrinha tem manutenção planeada: a cada 730 dias ou a cada tantos quilómetros, o que acontecer primeiro. O plano diz que a inspeção vence em novembro, por isso o escritório marca já a oficina, enquanto há vaga. A fatura externa é uma encomenda de compra ligada à carrinha — assim, as horas internas e a conta da oficina acabam no mesmo sítio: quanto custa este veículo ao clube por ano.
Sexta — no barracão não há rede
O tratador do campo tira o segundo corta-relvas às sete da manhã, num barracão onde o telemóvel mostra uma barra e nenhuns dados. Regista a entrega à mesma. O evento fica na fila de saída do dispositivo e sincroniza quando ele volta a passar pela sede; repeti-lo duas vezes não altera nada. Um controlo de equipamento que só funciona onde chega o Wi-Fi é um controlo de equipamento que se salta.
Sábado — a escola parceira
Seis tendas seguem para uma festa da escola. É uma entrega a uma entidade externa com data de devolução — o mesmo mecanismo de emprestar a um treinador, mas o responsável é uma organização e a data de regresso é um compromisso assumido por alguém de fora do clube. Na segunda-feira seguinte, ou é uma linha verde ou é uma linha vermelha.
Fim de trimestre — a reunião da direção
Dois ecrãs respondem às duas perguntas de um tesoureiro. Custo de manutenção por ativo — que máquina está a comer o orçamento em silêncio, e se substituí-la já sai mais barato do que repará-la. O registo filtrado por sala — o inventário anual, feito barracão a barracão, com uma lista que corresponde ao que está à sua frente.
O que mudou realmente
O clube não se tornou uma empresa. Continua a emprestar tendas às escolas e a comprar tinta de marcação à lata. O que mudou é que «quem o tem, desde quando e quanto nos custou» deixou de ser três memórias separadas na cabeça de três voluntários — e uma coisa que tem de voltar na segunda-feira agora di-lo, a vermelho, na segunda-feira.