L'inventaire d'un club, c'est le plus souvent un tableau blanc, et le tableau blanc a le plus souvent tort. Les tentes sont revenues dimanche — trois d'entre elles. La perceuse est « chez quelqu'un ». Le vidéoprojecteur a été prêté pour un conseil municipal en mars et personne ne l'a revu depuis, ce que personne ne remarque jusqu'au conseil suivant.
Golden Inventory arrive en mode gestion du matériel : l'application s'ouvre sur le registre des équipements plutôt que sur un tableau de bord, les articles s'appellent Matériel et consommables, les ordres de travail sont des Ordres d'entretien, et la partie commerciale du produit — factures, caisse, tarifs — se replie sous « Plus ». Un club vend rarement quelque chose.
Lundi 09 h — le seul chiffre qui compte
Le registre s'ouvre sur quatre filtres : disponible, sorti, en entretien, en retard. Le dernier est le seul chiffre que l'intendant lit vraiment un lundi. Aujourd'hui il affiche 1 — le vidéoprojecteur de la salle de réunion, sorti depuis le conseil, en retard de trois jours, et la date de retour imprimée en rouge à côté du nom de celui qui l'a pris.
Mardi — l'entraîneur des U17 arrive
Il prend le jeu de maillots et quatre ballons. Ce sont deux choses différentes, et l'application les traite différemment. Le jeu de maillots est un matériel : il lui est sorti, avec une date de retour, et le registre affiche désormais son nom en face. Les ballons sont du stock : ils quittent l'étagère et le compteur de consommables baisse. Un compteur suit la détention, l'autre la quantité. Les confondre, c'est ainsi que les clubs finissent avec 30 ballons « disparus » sans savoir s'ils ont été perdus ou simplement usés.
Mercredi — le groupe électrogène part à l'atelier
Le groupe électrogène revient de la place du marché avec 1 180 heures, et la révision des 500 heures est en retard. Il est rentré, marqué en entretien, et le travail est écrit comme un ordre d'entretien sur cette machine : un filtre, cinq litres de nettoyant et deux heures du gardien.
La validation sort les pièces du magasin et impute le coût au groupe électrogène. Rien n'est fabriqué, rien n'est vendu — c'est simplement ce que cette machine a coûté pour rester en état, et c'est désormais dans son propre dossier.
Jeudi — le minibus et le contrôle technique
Le bus a un plan d'entretien : tous les 730 jours ou tous les tant de kilomètres, au premier des deux. Le plan indique le contrôle technique en novembre, alors le bureau réserve le garage maintenant, tant qu'il reste un créneau. La facture externe est une commande d'achat liée au bus : ainsi les heures internes et la facture du garage arrivent au même endroit, ce que ce véhicule coûte au club sur l'année.
Vendredi — pas de réseau dans le hangar
Le responsable des terrains sort la deuxième tondeuse à sept heures du matin, dans un hangar où le téléphone affiche une barre et aucune data. Il la sort quand même. L'événement attend dans la file de l'appareil et se synchronise quand il repasse devant le club-house ; le rejouer deux fois ne change rien. Un suivi du matériel qui ne fonctionne que là où le Wi-Fi porte est un suivi qu'on saute.
Samedi — l'école partenaire
Six tentes partent pour une fête d'école. C'est une sortie vers un tiers externe avec date de retour — le même mécanisme que prêter à un entraîneur, sauf que le détenteur est une organisation et que la date est un engagement pris par quelqu'un d'extérieur au club. Le lundi suivant, ce sera une ligne verte ou une ligne rouge.
Fin de trimestre — la réunion du bureau
Deux écrans répondent aux deux questions d'un trésorier. Coût d'entretien par matériel : quelle machine grignote le budget en silence, et si la remplacer revient désormais moins cher que l'entretenir. Le registre filtré par local : l'inventaire annuel, fait hangar par hangar, avec une liste qui correspond à ce qu'on a devant soi.
Ce qui a vraiment changé
Le club n'est pas devenu une entreprise. Il prête toujours des tentes aux écoles et achète la peinture de traçage au bidon. Ce qui a changé, c'est que « qui l'a, depuis quand, et ce que ça nous a coûté » a cessé d'être trois souvenirs séparés dans la tête de trois bénévoles — et qu'une chose à rendre le lundi le dit désormais, en rouge, le lundi.