El inventario de un club suele ser una pizarra, y la pizarra suele estar equivocada. Las carpas volvieron el domingo — tres de ellas. El taladro está «con alguien». El proyector se prestó para un pleno municipal en marzo y nadie lo ha visto desde entonces, cosa que nadie nota hasta el siguiente pleno.
Golden Inventory llega como modo gestión de activos: la aplicación abre en el registro de equipos en vez de en un panel, los artículos se llaman Equipos y consumibles, las órdenes de trabajo son Órdenes de mantenimiento, y la parte comercial del producto —facturas, TPV, tarifas— se pliega bajo «Más». Un club rara vez vende algo.
Lunes 09:00 — la única cifra que importa
El registro abre con cuatro filtros: disponible, prestado, en mantenimiento, vencido. El último es la única cifra que el encargado lee de verdad un lunes. Hoy dice 1: el proyector de la sala de reuniones, fuera desde el pleno, vencido hace tres días, y la fecha impresa en rojo junto al nombre de quien se lo llevó.
Martes — llega el entrenador del sub-17
Se lleva la equipación del equipo y cuatro balones. Son dos cosas distintas y la aplicación las trata distinto. La equipación es un activo: se le presta a él, con fecha de devolución, y el registro muestra ahora su nombre al lado. Los balones son stock: salen de la estantería y el contador de consumibles baja. Un contador sigue la custodia; el otro, la cantidad. Confundirlos es como los clubes acaban con 30 balones «desaparecidos» sin saber si se perdieron o simplemente se gastaron.
Miércoles — el generador entra en el taller
El generador vuelve de la plaza del mercado con 1.180 horas y el servicio de las 500 horas vencido. Se recibe, se marca en mantenimiento y el trabajo se escribe como orden de mantenimiento contra esa máquina: un filtro, cinco litros de limpiador y dos horas del conserje.
Aprobarla saca las piezas del almacén e imputa el coste al generador. No se fabrica ni se vende nada: es simplemente lo que ha costado mantener viva esta máquina, y ahora está en su propia ficha.
Jueves — el minibús y la ITV
El autobús tiene un plan de servicio: cada 730 días o cada tantos kilómetros, lo que llegue antes. El plan dice que la ITV toca en noviembre, así que la oficina reserva el taller ahora, mientras hay hueco. La factura externa es un pedido de compra vinculado al autobús: así las horas propias y la factura del taller acaban en el mismo sitio, lo que este vehículo le cuesta al club cada año.
Viernes — en el cobertizo no hay cobertura
El encargado del campo saca el segundo cortacésped a las siete de la mañana, en un cobertizo donde el móvil marca una raya y ningún dato. Lo presta igualmente. El evento queda en la bandeja de salida del dispositivo y se sincroniza cuando pasa por la casa del club; repetirlo dos veces no cambia nada. Un control de equipos que solo funciona donde llega el wifi es un control que se salta.
Sábado — el colegio asociado
Seis carpas salen para una fiesta escolar. Eso es un préstamo a una parte externa con fecha de devolución: el mismo mecanismo que prestar a un entrenador, solo que el custodio es una organización y la fecha es un compromiso que asumió alguien de fuera del club. El lunes siguiente, eso será una fila verde o una fila roja.
Fin de trimestre — la reunión de la junta
Dos pantallas responden a las dos preguntas de un tesorero. Coste de mantenimiento por activo: qué máquina se está comiendo el presupuesto en silencio y si sustituirla ya sale más barato que repararla. El registro filtrado por sala: el inventario anual, recorrido cobertizo a cobertizo, con una lista que coincide con lo que tienes delante.
Qué cambió de verdad
El club no se ha convertido en una empresa. Sigue prestando carpas a colegios y comprando pintura de líneas por botes. Lo que cambió es que «quién lo tiene, desde cuándo y cuánto nos ha costado» dejó de ser tres recuerdos sueltos de tres voluntarios — y algo que vence el lunes lo dice el lunes, en rojo.