Das Bestandsverzeichnis eines Vereins ist meistens ein Whiteboard, und das Whiteboard hat meistens unrecht. Die Zelte kamen am Sonntag zurück — drei davon. Die Bohrmaschine ist „bei jemandem“. Der Beamer wurde im März für eine Ratssitzung ausgeliehen und seitdem hat ihn niemand gesehen, was niemandem auffällt — bis zur nächsten Ratssitzung.
Golden Inventory kommt als Betriebsmittel-Modus an: Die App öffnet mit dem Geräteverzeichnis statt mit einem Dashboard, Artikel heißen Geräte & Verbrauch, Arbeitsaufträge heißen Wartungsaufträge, und die Verkaufsseite des Produkts — Rechnungen, Kasse, Preislisten — klappt unter „Mehr“ weg. Ein Verein verkauft selten etwas.
Montag 09:00 — die eine Zahl, die zählt
Das Verzeichnis öffnet mit vier Chips: verfügbar, ausgegeben, in Wartung, überfällig. Der letzte ist die einzige Zahl, die der Zeugwart am Montag wirklich liest. Heute steht dort 1 — der Beamer aus dem Sitzungsraum, seit der Ratssitzung draußen, seit drei Tagen fällig, und das Rückgabedatum steht in Rot neben dem Namen dessen, der ihn geholt hat.
Dienstag — der U17-Trainer kommt
Er nimmt den Trikotsatz und vier Bälle mit. Das sind zwei verschiedene Dinge, und die App behandelt sie verschieden. Der Trikotsatz ist ein Gerät: Er wird an ihn ausgegeben, mit Rückgabedatum, und das Verzeichnis zeigt jetzt seinen Namen dazu. Die Bälle sind Bestand: Sie verlassen das Regal und der Verbrauchszähler sinkt. Der eine Zähler verfolgt Besitz, der andere Menge. Die beiden zu verwechseln ist der Grund, warum Vereine am Ende 30 „fehlende“ Bälle haben und nicht wissen, ob sie verloren oder einfach verbraucht wurden.
Mittwoch — der Generator geht in die Werkstatt
Der Generator kommt mit 1.180 Betriebsstunden vom Marktplatz zurück, und die 500-Stunden-Wartung ist überfällig. Er wird zurückgenommen, als in Wartung markiert, und die Arbeit wird als Wartungsauftrag auf genau diese Maschine geschrieben: ein Filter, fünf Liter Reiniger und zwei Stunden Hausmeisterzeit.
Die Freigabe nimmt die Teile aus dem Lager und bucht die Kosten auf den Generator. Nichts wird gefertigt und nichts verkauft — es ist schlicht das, was diese Maschine im Betrieb gekostet hat, und es steht jetzt in ihrer eigenen Akte.
Donnerstag — der Bus und der TÜV
Der Bus hat eine geplante Wartung: alle 730 Tage oder alle so-und-so-viel Kilometer, je nachdem, was zuerst kommt. Der Plan sagt, der TÜV wird im November fällig, also bucht das Büro die Werkstatt jetzt, solange der Termin existiert. Die Fremdrechnung ist eine Bestellung, die mit dem Bus verknüpft ist — so landen Eigenleistung und Werkstattrechnung an derselben Stelle: was dieses Fahrzeug den Verein pro Jahr kostet.
Freitag — im Schuppen ist kein Netz
Der Platzwart holt den zweiten Rasenmäher um sieben Uhr morgens heraus, in einem Schuppen, in dem das Handy einen Balken und kein Datennetz zeigt. Er gibt ihn trotzdem aus. Das Ereignis liegt in der Outbox des Geräts und synchronisiert, wenn er am Vereinsheim vorbeikommt; es zweimal abzuspielen ändert nichts. Geräteverwaltung, die nur dort funktioniert, wo das WLAN hinreicht, ist Geräteverwaltung, die übersprungen wird.
Samstag — die Partnerschule
Sechs Zelte gehen zu einem Schulfest. Das ist eine Ausgabe an eine externe Partei mit Rückgabedatum — derselbe Mechanismus wie das Ausleihen an einen Trainer, nur ist der Halter eine Organisation und das Rückgabedatum eine Zusage, die jemand außerhalb des Vereins gemacht hat. Am folgenden Montag ist das entweder eine grüne oder eine rote Zeile.
Quartalsende — die Vorstandssitzung
Zwei Bildschirme beantworten die zwei Fragen eines Schatzmeisters. Wartungskosten je Gerät — welche Maschine still das Budget frisst und ob Ersetzen inzwischen billiger ist als Warten. Das Verzeichnis nach Raum gefiltert — die Jahresinventur, Schuppen für Schuppen abgelaufen, mit einer Liste, die zu dem passt, was vor einem steht.
Was sich wirklich geändert hat
Der Verein ist kein Unternehmen geworden. Er verleiht weiter Zelte an Schulen und kauft Linienfarbe in Dosen. Geändert hat sich, dass „wer hat es, seit wann und was hat es uns gekostet“ aufgehört hat, drei getrennte Erinnerungen von drei Ehrenamtlichen zu sein — und dass etwas, das am Montag zurück muss, das am Montag auch sagt, in Rot.