O verdadeiro arquivo de uma oficina é o para-brisas. Uma chave com uma etiqueta de papel, uma matrícula rabiscada, um mecânico que se lembra de que o Passat cinzento leva as outras pastilhas. Funciona até ao dia em que entram dois táxis iguais ao mesmo tempo — e aí custa uma manhã.
O Golden Inventory chega à Krüger em modo oficina: os artigos chamam-se Peças, os clientes são Clientes, as ordens de venda são Trabalhos, e a aplicação abre no Quadro de trabalhos em vez de um painel. Nada foi configurado à mão — bastou escolher o perfil de oficina.
07:30 — entra o Passat
O cliente deixa o carro a caminho do emprego. O escritório escolhe o cliente, escolhe a viatura dele na lista de ativos e escreve os quilómetros: 128 650 km. Essa leitura não é uma nota — vai para o documento e, quando o trabalho é aprovado, passa a ser a quilometragem atual do carro em todo o sistema. Os intervalos de manutenção contam a partir daí.
08:10 — o orçamento vai para o telemóvel dele
Pastilhas, um par de discos, duas horas e meia de mão de obra do Mecânico 1 e um jogo de escovas já que o carro está no elevador. O orçamento é partilhado por link. Ele abre-o no elétrico e faz o que os clientes fazem mesmo: aceita os travões, recusa as escovas.
As linhas aceites — e só essas — tornam-se um trabalho. A linha recusada fica no orçamento, marcada como recusada, para que ninguém a volte a orçamentar por engano e a oficina veja a que é que os clientes dizem não.
09:00 — a peça que não está na gaveta
O Transit na baía 2 precisa de um kit de distribuição que ninguém tem em stock. Sai uma encomenda para o distribuidor e o cartão do trabalho passa para À espera de peças — um arrastar, e toda a oficina vê porque é que aquela baía está parada. Quando a entrega chega, a receção lança as peças no Armazém de peças e o cartão passa a Em curso.
Um dos discos dessa entrega vem empenado. Volta para trás numa devolução a fornecedor criada a partir da receção com um clique: o stock sai ao custo a que entrou, e o crédito fica registado contra o distribuidor em vez de ficar na memória de quem abriu a caixa.
11:40 — a chamada da frota
A empresa de táxis quer saber quando é que o segundo Classe E fez travões pela última vez. O ecrã de Viaturas pesquisa por matrícula ou chassis; a página do carro traz todos os orçamentos, trabalhos e faturas em que já esteve, cada um com os quilómetros da altura. Orçamentar três revisões demora o tempo de ler a lista.
14:20 — horas lançadas a partir da vala
A parede das traseiras da oficina come o sinal móvel. Um mecânico acrescenta na mesma a hora e meia extra ao trabalho aberto pelo telemóvel; a alteração fica numa fila de saída e sincroniza assim que ele passa pela porta do escritório. O mesmo vale para arrastar um cartão no quadro — o quadro é utilizável nas zonas do edifício onde o Wi-Fi não chega.
16:00 — o trabalho torna-se fatura
Trabalho terminado, uma conversão: a fatura leva as mesmas linhas, a mesma viatura, e imprime a matrícula, o chassis e os quilómetros num bloco por cima das peças. Um cliente alemão recebe um documento alemão com 19 % de MwSt apresentado como o Finanzamt espera; a frota fica a 30 dias e aparece nas contas correntes até pagar.
18:00 — o que o dia produziu
Dois relatórios fecham a oficina. Mão de obra por técnico — horas lançadas, trabalhos tocados e receita por mecânico, saídos das linhas de mão de obra que ninguém teve de reintroduzir. Antiguidade de saldos — quem deve o quê, e há quanto tempo.
O que mudou realmente
Da oficina não mudou nada. Os mecânicos continuam nas baías, o escritório continua a perseguir o distribuidor, o cliente continua a dizer não às escovas. O que mudou é que a matrícula é o arquivo: o orçamento, a peça encomendada de propósito, a devolução, as horas, a fatura e os quilómetros ficam todos presos ao carro — e o quadro na parede é o mesmo quadro que o escritório está a ver.