Das echte Ablagesystem einer Werkstatt ist die Windschutzscheibe. Ein Schlüssel mit Papieranhänger, ein hingekritzeltes Kennzeichen, ein Mechaniker, der weiß, dass der silberne Passat die anderen Bremsbeläge braucht. Das funktioniert — bis zwei identische Taxis gleichzeitig in der Halle stehen. Dann kostet es einen Vormittag.
Golden Inventory kommt bei Krüger als Werkstatt-Modus an: Artikel heißen Teile, Kunden heißen Klienten, Kundenaufträge heißen Aufträge, und die App öffnet mit dem Auftragsbrett statt mit einem Dashboard. Nichts davon wurde von Hand eingestellt — das Werkstattprofil hat es getan.
07:30 — der Passat kommt herein
Der Kunde stellt das Auto auf dem Weg zur Arbeit ab. Das Büro wählt den Klienten, wählt sein Fahrzeug aus der Liste und tippt den Kilometerstand: 128.650 km. Dieser Stand ist keine Notiz — er landet auf dem Beleg, und mit der Freigabe des Auftrags wird er systemweit zum aktuellen Kilometerstand des Autos. Serviceintervalle rechnen von dort.
08:10 — der Kostenvoranschlag geht aufs Handy
Bremsbeläge, ein Scheibensatz, zweieinhalb Stunden Arbeit von Mechaniker 1 und ein Satz Wischerblätter, solange das Auto oben ist. Der Kostenvoranschlag wird als Link geteilt. Er öffnet ihn in der Straßenbahn und tut, was Kunden wirklich tun: Bremsen ja, Wischerblätter nein.
Die angenommenen Positionen — und nur die — werden zum Auftrag. Die abgelehnte Wischerposition bleibt auf dem Kostenvoranschlag stehen, als abgelehnt markiert, damit sie niemand versehentlich erneut anbietet und die Werkstatt sieht, wozu Kunden Nein sagen.
09:00 — das Teil, das nicht in der Schublade liegt
Der Transit in Bucht 2 braucht einen Zahnriemensatz, den niemand auf Lager hat. Eine Bestellung geht an den Großhändler, und die Auftragskarte wandert auf Wartet auf Teile — ein Zug mit der Maus, und die ganze Werkstatt sieht, warum diese Bucht steht. Kommt die Lieferung, bucht der Wareneingang die Teile ins Teilelager und die Karte wandert auf In Arbeit.
Eine der Bremsscheiben aus dieser Lieferung hat einen Schlag. Sie geht als Warenrückgabe zurück, mit einem Klick aus dem Wareneingang erzeugt: Der Bestand geht zu dem Preis hinaus, zu dem er hereinkam, und die Gutschrift wird gegen den Großhändler geführt, statt im Kopf dessen zu hängen, der den Karton ausgepackt hat.
11:40 — der Anruf des Flottenkunden
Die Taxizentrale will wissen, wann ihre zweite E-Klasse zuletzt Bremsen bekommen hat. Der Fahrzeugbildschirm sucht nach Kennzeichen oder FIN; die Seite des Autos trägt jeden Kostenvoranschlag, jeden Auftrag und jede Rechnung, auf der es je stand, jeweils mit dem Kilometerstand von damals. Drei Inspektionen anzubieten dauert so lange, wie die Liste zu lesen.
14:20 — Stunden aus der Grube gebucht
Die Rückwand der Werkstatt frisst Mobilfunk. Ein Mechaniker bucht die zusätzliche anderthalb Stunde trotzdem am Handy auf den offenen Auftrag; die Änderung liegt in einer Outbox und synchronisiert, sobald er an der Bürotür vorbeigeht. Dasselbe gilt für das Verschieben einer Karte auf dem Brett — das Brett ist genau dort benutzbar, wo das WLAN nicht ist.
16:00 — aus dem Auftrag wird eine Rechnung
Fertiger Auftrag, eine Umwandlung: Die Rechnung trägt dieselben Positionen, dasselbe Fahrzeug und druckt Kennzeichen, FIN und Kilometerstand in einem Block über den Teilen. Ein deutscher Kunde bekommt ein deutsches Dokument mit 19 % MwSt so ausgewiesen, wie es das Finanzamt erwartet; die Flotte bekommt 30 Tage Ziel und steht in den Forderungen, bis sie zahlt.
18:00 — was der Tag gebracht hat
Zwei Berichte schließen die Werkstatt. Arbeitszeit je Mechaniker — gebuchte Stunden, angefasste Aufträge und Umsatz pro Mann, direkt aus den Arbeitspositionen, die niemand doppelt erfassen musste. Offene Posten — wer wie viel schuldet und seit wann.
Was sich wirklich geändert hat
Nichts an der Werkstatt. Die Mechaniker arbeiten weiter in ihren Buchten, das Büro hetzt weiter hinter dem Großhändler her, der Kunde sagt weiter Nein zu den Wischerblättern. Geändert hat sich, dass das Kennzeichen das Ablagesystem ist: Kostenvoranschlag, Sonderbestellung, Rückgabe, Stunden, Rechnung und Kilometerstand hängen alle am Auto — und das Brett an der Wand ist dasselbe Brett, auf das das Büro schaut.